Dealing with tricky situations/id

15. Menangani keadaan yang sulit

Kehabisan waktu? Bagaimana cara menghemat waktu

Fasilitator sebaiknya belajar untuk bersikap fleksibel dan responsif terhadap setiap kelompok yang ia tangani. Jika anda melakukan fasilitasi untuk pelatihan yang sama hingga 10 kali, anda akan mengetahui bahwa masing-masing dari fasilitasi tersebut berbeda sebab anda menangani kelompok yang berbeda. Peserta akan memiliki ketertarikan yang beragam, kekuatan dan kelemahan yang berbeda. Komposisi perbedaan atau tantangan bagi keutuhan kelompok akan sangat mempengaruhi cara kelompok merespon materi yang anda bawakan.

Sebuah pelatihan dapat dengan mudah keluar dari jalur, dari segi waktu dan fokus. Beberapa bagian biasanya berlangsung lebih lama dari yang direncanakan. Anda juga dapat memilih untuk melewatkan bagian tertentu karena sejumlah alasan. Fasilitator dan pelatih yang berpengalaman telah terbiasa untuk membuat keputusan secara cepat tentang waktu yang dibutuhkan oleh kelompok tertentu. Untuk beberapa orang, hal tersebut terjadi secara alami. Sementara, yang lain memerlukan lebih banyak latihan untuk menjadi terbiasa.

Seiring dengan bertambahnya pengalaman anda sebagai fasilitator, anda akan semakin nyaman dan peka dalam merespon kelompok peserta tertentu. Anda akan meluangkan lebih banyak waktu untuk menyimak dan merespon peserta pelatihan anda. Sebagai hasilnya, anda secara langsung dapat memutuskan apakah anda akan melanjutkan program pelatihan atau memperdalam poin-poin tertentu yang terbukti sangat bermanfaat, penting atau membuka wawasan. Anda akan mampu mengubah dan menyesuaikan kegiatan dan materi pelatihan dengan baik.

Fasilitator yang minim pengalaman seringkali sangat lambat dalam membawakan program dan mereka biasanya akan panik atau nekat memutuskan tentang materi yang akan dilewatkan dan yang tetap dibawakan. Berikut beberapa saran untuk membantu fasilitator melewati saat-saat sulit dimana mereka menyadari bahwa mereka 'tidak akan berhasil' sebab mereka telah kehabisan waktu.

Yang paling penting

• Lihat panduan pelatihan dan cari tahu apakah panduan tersebut memuat advis khusus tentang materi yang 'tidak begitu penting' atau mungkin materi pendukung yang boleh dilewatkan.
• Persiapkan

Kegiatan diskusi

• bentuk lebih banyak kelompok yang jumlah anggotanya lebih kecil

Kegiatan pelaporan

• Bentuk lebih sedikit kelompok yang jumlah anggotanya lebih banyak – menghasilkan jumlah laporan yang lebih sedikit
• Pilih ide-ide terbaik atau utama untuk dilaporkan
• Persiapkan sebuah daftar dan tanyakan jika ada hal yang berbeda dengan apa yang dipikirkan oleh kelompok

Perilaku yang sulit? Bagaimana menanganinya

Seorang fasilitator pelatihan senantiasa menjaga keseimbangan antara memastikan setiap peserta berpartisipasi aktif, mempertahankan hubungan baik dengan kelompok dan menjaga ketertiban untuk kepentingan bersama. Seorang pelatih yang malas akan membiarkan perilaku-perilaku menyulitkan berlanjut hingga akhirnya menjadi masalah nyata yang mempengaruhi kualitas pelatihan. Cara terbaik menangani masalah adalah dengan menangani masalah tersebut SEBELUM timbul ke permukaan (dengan cara mengajak kelompok untuk menyepakati tata tertib atau menjelaskan sejak awal hal-hal yang akan mengancam keberhasilan sebuah pelatihan) atau segera setelah masalah terjadi (dengan cara mengelola kegiatan, kerja kelompok dan ruangan diatur secara diam-diam; menggunakan bahasa tubuh yang baik; atau berbicara dengan seseorang dalam kelompok atau saat istirahat)

Partisipasi terlalu rendah atau tidak responsif

Kemungkinan penyebab

• Tidak ingin mengikuti pelatihan
• Tidak memahami materi
• Khawatir akan dinilai atau diuji
• Belajar lebih baik saat mendengarkan dibanding saat berkontribusi
• Sudah tahu materi dan bosan
• Tidak ada yang ingin dikatakan
• Secara budaya, tidak pantas bertanya kepada pelatih

Pendekatan yang dapat dilakukan

• Lakukan kontak mata secara teratur dan meyakinkan sambil tersenyum
• Tanyakan, “dan Julie, apa pendapatmu tentang ini?”
• Ajak peserta untuk berbagi tanggung jawab dalam pelaporan kelompok agar setiap orang mendapat giliran.

Partisipasi seseorang terlalu tinggi

Kemungkinan penyebab

• Ingin menjadi pusat perhatian atau pamer
• Tahu materi dan bosan dengan laju pelatihan
• Ingin terlihat sebagai seorang yang ahli dan berbeda dari peserta lain

Possible approaches

• Use subtle body language and eye contact to carefully cut the person out of your line of sight for a while
• Acknowledge their expertise
• Appeal to other participants by saying, “Come on, don’t let Yuli do all the work.”
• Give the person a coaching role or ask them to facilitate a small group discussion.

Challenges to the facilitator

Possible approaches

• Be prepared to back up what you say with evidence but don’t get into an argument
• Say you will check up on the question raised and come back to the class with clear answers
• Agree to disagree and move on
• Speak to the person during the break.

Private conversations

Possible approaches

• manage activities, group work and room set up more carefully but discreetly
• use good body language to gently show displeasure
• speak to the person in the group or in the break

Jokers

Possible approaches

• Focus on the serious points they make
• Smile and probe further (with serious intent)
• Don’t get into a competition which will distract every one
• Give them a role play where possible so that they get the opportunity to ‘perform’

Resentful or disengaged behaviour

Possible approaches

• Treat the person like everyone else and don’t pay any particular attention to the miserable behaviour.
• Avoid giving them an opportunity to talk about their discontent more than once
• Speak to the person in the break and see if you can find out why they are so negative
• Stressing the value of the course and its content, its relevance and importance