Dealing with tricky situations/id

15. Menangani keadaan yang sulit

Kehabisan waktu? Bagaimana cara menghemat waktu

Fasilitator sebaiknya belajar untuk bersikap fleksibel dan responsif terhadap setiap kelompok yang ia tangani. Jika anda melakukan fasilitasi untuk pelatihan yang sama hingga 10 kali, anda akan mengetahui bahwa masing-masing dari fasilitasi tersebut berbeda sebab anda menangani kelompok yang berbeda. Peserta akan memiliki ketertarikan yang beragam, kekuatan dan kelemahan yang berbeda. Perbedaan komposisi atau tantangan bagi keutuhan kelompok akan sangat mempengaruhi cara kelompok merespon materi yang anda bawakan.

Sebuah pelatihan dapat dengan mudah keluar dari jalur, dari segi waktu dan fokus. Beberapa bagian biasanya berlangsung lebih lama dari yang direncanakan. Anda juga dapat memilih untuk melewatkan bagian tertentu karena sejumlah alasan. Fasilitator dan pelatih yang berpengalaman telah terbiasa untuk membuat keputusan secara cepat tentang waktu yang dibutuhkan oleh kelompok tertentu. Untuk beberapa orang, hal tersebut terjadi secara alami. Sementara, yang lain memerlukan lebih banyak latihan untuk menjadi terbiasa.

Seiring dengan bertambahnya pengalaman anda sebagai fasilitator, anda akan semakin nyaman dan peka dalam merespon kelompok peserta tertentu. Anda akan meluangkan lebih banyak waktu untuk menyimak dan merespon peserta pelatihan anda. Sebagai hasilnya, anda secara langsung dapat memutuskan apakah anda akan melanjutkan program pelatihan atau memperdalam poin-poin tertentu yang terbukti sangat bermanfaat, penting atau informatif. Anda akan mampu mengubah dan menyesuaikan kegiatan dan materi pelatihan dengan baik.

Fasilitator yang minim pengalaman seringkali sangat lambat dalam membawakan program dan mereka dalam kondisi panik biasanya akan mengambil keputusan nekat tentang materi yang akan dilewatkan dan yang tetap dibawakan. Berikut terdapat sejumlah saran untuk membantu fasilitator melewati saat-saat sulit dimana mereka menyadari bahwa mereka 'tidak akan berhasil' sebab mereka telah kehabisan waktu.

Yang paling penting

• Lihat panduan pelatihan dan cari tahu apakah panduan tersebut menyebutkan secara khusus tentang materi yang 'tidak begitu penting' atau mungkin materi pendukung yang boleh dilewatkan.
• Persiapkan

Kegiatan diskusi

• bentuk lebih banyak kelompok yang jumlah anggotanya lebih kecil

Kegiatan pelaporan

• Bentuk lebih sedikit kelompok yang jumlah anggotanya lebih besar – menghasilkan jumlah laporan yang lebih sedikit
• Pilih ide-ide terbaik atau utama untuk dilaporkan
• Persiapkan sebuah daftar dan tanyakan jika ada hal yang berbeda dengan apa yang dipikirkan oleh kelompok

Perilaku yang sulit? Bagaimana menanganinya

Seorang fasilitator pelatihan senantiasa menjaga keseimbangan antara memastikan setiap peserta berpartisipasi aktif, mempertahankan hubungan baik dengan kelompok dan menjaga ketertiban untuk kepentingan bersama. Seorang pelatih yang malas akan membiarkan perilaku-perilaku menyulitkan berlanjut hingga akhirnya menjadi masalah nyata yang mempengaruhi kualitas pelatihan. Cara terbaik menangani masalah adalah dengan menangani masalah tersebut SEBELUM timbul ke permukaan (dengan cara mengajak kelompok untuk menyepakati tata tertib atau menjelaskan sejak awal hal-hal yang akan mengancam keberhasilan sebuah pelatihan) atau segera setelah masalah terjadi (dengan cara mengelola kegiatan, kerja kelompok dan ruangan diatur secara diam-diam; menggunakan bahasa tubuh yang baik; atau berbicara dengan seseorang dalam kelompok atau saat istirahat)

Partisipasi terlalu rendah atau tidak responsif

Kemungkinan penyebab

• Tidak ingin mengikuti pelatihan
• Tidak memahami materi
• Khawatir akan dinilai atau diuji
• Belajar lebih baik saat mendengarkan dibanding saat berkontribusi
• Sudah tahu materi dan bosan
• Tidak ada yang ingin dikatakan
• Secara budaya, tidak pantas bertanya kepada pelatih

Pendekatan yang dapat dilakukan

• Lakukan kontak mata secara teratur sambil tersenyum guna memberi ketenangan
• Tanyakan, “dan Julie, apa pendapatmu tentang ini?”
• Ajak peserta untuk berbagi tanggung jawab dalam pelaporan kelompok agar setiap orang mendapat giliran.

Partisipasi seseorang terlalu tinggi

Kemungkinan penyebab

• Ingin menjadi pusat perhatian atau pamer
• Tahu materi dan bosan dengan laju pelatihan
• Ingin terlihat sebagai seorang yang ahli dan berbeda dari peserta lain

Pendekatan yang dapat dilakukan

• Gunakan bahasa tubuh yang halus dan kontak mata, secara perlahan alihkan pandangan anda dari orang tersebut untuk sementara waktu
• Akui keahliannya
• Dorong peserta lain dengan berkata, “Ayo, jangan biarkan Yuli melakukan semua pekerjaan.”
• Beri orang tersebut peran pembimbing atau minta ia memfasilitasi sebuah diskusi kelompok kecil.

Tantangan bagi fasilitator

Pendekatan yang dapat dilakukan

• Persiapkan bukti untuk mendukung hal-hal yang anda katakan, hindari adu argumen
• Katakan bahwa anda akan mempelajari pertanyaan yang diajukan dan akan kembali ke kelas dengan jawaban yang jelas
• Menerima jika ada keberatan dan lanjutkan proses
• Ajak orang tersebut bicara saat istirahat

Percakapan pribadi

Pendekatan yang dapat dilakukan

• kelola kegiatan, kerja kelompok dan ruangan diatur secara hati-hati dan diam-diam
• gunakan bahasa tubuh yang baik dan halus untuk menunjukkan rasa tidak senang
• bicara dengan seseorang dalam kelompok atau saat istirahat

Orang yang gemar bercanda

Pendekatan yang dapat dilakukan

• Fokus pada poin-poin yang serius
• Senyum dan gali lebih dalam (secara serius)
• Hindari kompetisi yang dapat mengalihkan perhatian peserta
• Ajak mereka bermain peran jika memungkinkan agar mereka memiliki kesempatan untuk 'tampil'

Sikap benci atau memisahkan diri

Pendekatan yang dapat dilakukan

• Perlakukan orang tersebut seperti anda memperlakukan peserta lain dan tidak memberi perhatian khusus untuk sikap yang buruk
• Tidak memberi peluang kepada mereka untuk membahas ketidakpuasannya lebih dari sekali
• bicara pada mereka saat istirahat dan lihat apakah anda dapat mencari tahu alasan mengapa mereka bersikap sangat negatif
• tekankan nilai, isi, relevansi dan arti penting pelatihan