Manual for Coordinators/id

Panduan Koordinator iSIKHNAS

Pengantar

Prinsip-prinsip dasar pembuatan iSIKHNAS

Seiring berkembangnya sebuah sistem, penting untuk tetap mengingat prinsip-prinsip dasar dalam perancangan dan pembuatannya. iSIKHNAS akan menjadi tulang punggung upaya Indonesia dalam meningkatkan pelayanan kesehatan hewan, menjamin mata pencarian pemilik ternak, serta memastikan pengelolaan yang baik terhadap produksi dan cadangan pangan di seluruh Indonesia. Sistem ini dirancang dan dibangun melalui kolaborasi erat diantara staf yang berdedikasi untuk meningkatkan pelayanan kesehatan hewan di berbagai daerah.

iSIKHNAS dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan berikut ini:

• Menjadi sistem yang fleksibel, mudah digunakan, dan bermanfaat bagi semua penggunanya.
• Memenuhi kebutuhan pengguna dari berbagai sektor industri peternakan.
• Menerapkan teknologi tepat guna dan tidak menuntut perubahan besar dari sistem yang telah ada.
• Mengintegrasikan sistem yang telah ada untuk memfasilitasi penggunaan data secara kolaboratif.
• Menyederhanakan dan mempermudah kegiatan memasukkan data serta memastikan ketersediaan data secara cepat dari lapangan.
• Mengenali kontribusi penting dari setiap pengguna dalam transfer informasi.
• Memberikan manfaat dan pelayanan yang baik kepada semua penggunanya.
• Menjamin ketersediaan data secara luas dan bebas dalam pengambilan keputusan di semua tingkatan untuk berbagai tujuan.

Sebagai koordinator sistem, kepemimpinan dan petunjuk yang anda berikan akan membantu memastikan prinsip-prinsip tersebut tetap fundamental bagi sistem dan penggunanya. iSIKHNAS bukan merupakan alat bantu pengumpulan data, melainkan sebuah sistem terintegrasi yang dapat memberdayakan penggunanya dengan memberikan akses untuk memperoleh informasi terbaru yang relevan dengan cepat dan murah sehingga mereka dapat berkonsentrasi pada kegiatan-kegiatan inti. Sebagai koordinator, anda merupakan bagian dari pelayanan kesehatan hewan baru yang dibangun di atas hubungan yang baik, komunikasi yang jelas dan tepat waktu, serta kepemimpinan dan dukungan yang memadai.

Kendati telah banyak upaya yang dilakukan untuk mengurangi dampaknya, iSIKHNAS yang baru tetap akan membawa beberapa perubahan bagi semua staf. Setiap koordinator perlu disiapkan untuk memandu pengguna baru, membantu pelatihan dan operasional sistem, memberikan bantuan melalui telepon dan surat elektronik, memantau pelaporan dan kesalahan, serta mengatasi kelemahan. Staf perlu mendapatkan pengakuan dan penghargaan, sebagai bentuk penguatan positif, apabila berhasil menggunakan sistem ini serta memperoleh bantuan ketika menghadapi kesulitan. Kolaborasi dengan pemilik ternak dan komunitasnya juga perlu memberikan manfaat dan hasil positif dalam setiap kegiatan interaksi. Pada setiap langkah, kita perlu mengingat bahwa ini adalah sistem yang ditujukan untuk memberikan pelayanan yang setara kepada semua penggunannya. Jika semua pihak dapat berkontribusi berdasarkan prinsip ini, maka kita semua akan memperoleh manfaatnya.

Model koordinasi dan pengelolaan iSIKHNAS

Pengelolaan sistem informasi kesehatan hewan iSIKHNAS akan diatur oleh sebuah komite yang ditunjuk oleh Direktur Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Komite ini terdiri atas perwakilan senior dari kelompok-kelompok pemangku kepentingan seperti Produksi, Kesmavet, Obat Hewan, dan Karantina.

Komite pengelola akan memperoleh dukungan keahlian teknis dari Administrator Sistem (Champions) dan Panel Penasihat Epidemiologi (Epi Leaders).

Sub sektor kunci yang dilibatkan dalam bidang-bidang khusus seperti Produksi dan Kesmavet akan menunjuk koordinator masing-masing untuk memimpin pengawasan dan pelatihan staf yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan ini.

Setiap tingkatan administratif menunjuk koordinator masing-masing yang akan menerima pelatihan mendalam dalam penggunaan dan pengawasan sistem tersebut. Ini berarti setiap wilayah regional, provinsi, dan kabupaten/kota akan memiliki koordinator iSIKHNAS masing-masing. Daerah tertentu mungkin akan lebih memilih untuk membagi peran koordinasi diantara dua atau tiga orang staf dalam rangka memastikan sistem selalu terpantau dan dukungan untuk pengguna dapat tersedia setiap saat.

Roles and responsibilities:Regional and Provincial coordinators

Koordinator regional dan provinsi memiliki peran yang penting sebagai pemimpin, pendukung, dan pengawas sistem.

Read more...

Roles and responsibilities:District coordinators

Para koordinator kabupaten/kota memiliki peran yang penting sebagai pemimpin, pendukung, dan pengawas sistem di tingkat kabupateb/kota. Mereka akan melatih, memotivasi, dan mendukung staf dinas masing-masing serta pengguna lainnya sehingga semua orang dapat bekerja dengan efisien dan efektif.

Read more...

Using the iSIKHNAS Website for Administration and Monitoring

A few important things to remember about the website.

Security

• Every user must be registered before they can be given access (a password) to the iSIKHNAS website. The password ensures the website remains as secure as possible. The data on the website should never be shared with anyone without authorisation.
• The website automatically logs a user out after a certain time of inactivity. So if you leave your desk for a while and return, you will probably find that you will have to log back in to the website. This is done for security reasons.

View

• Every user will have a different view of the website and different access rights to parts of the website according to their assigned User Type and Location.
• This acts to simplify the site for users and adapt it to suit each user's core interests and responsibilities.
• The site will change over time. Features will be improved, new features added and new reports created - users should be prepared to adapt to the changing face of the system.

Manage

The Manage menu allows coordinators to create, update and manage users and special programs such as for vaccination and surveillance, as well as managing infrastructure and location data.

Read more...

Reports

The Reports menu provides access to the database for animal health and staff monitoring purposes. It allows coordinators to view reports and analyses in various formats, as well as download raw data.

Read more...

Understanding your role and the tools available to help you

District coordinators

District coordinators have many responsibilities but iSIKHNAS provides tools to support this key role.

Read more...

Using iSIKHNAS data

• Changes you can expect over the coming 12 months
  • Increased data as roll out takes effect
  • Website changes
  • Increase in the number of reports, charts and other analyses available
  • New mapping capabilities

• How to ask for a new report to be made
  • Defining your question
  • Making sense of the outputs
  • Printing reports, editing Excel files

To monitor and support staff

• Reports available via the website
  • How to interpret the data
  • How to support staff to encourage improved work and service
  • How to set realistic goals and see if your team are achieving them

• Other ways to use data
  • SMS alerts
  • Routine reports via email

• Monitoring the system
  • Building a routine for your monitoring role
  • Reacting to problems
  • Dealing with questions, requests, problems, flaws
  • Giving and sharing feedback

To monitor and improve animal health

• Reports available via the website
  • How to interpret the data
  • Using the most valuable parameters

• Other surveillance tools
  • Pattern detection
  • Technical courses for staff development

• Other ways to use data
  • SMS alerts
  • Routine reports via email

Key coordinator functions and challenges

• Using the data to support your monitoring role

• Helping others to use the data more effectively for better animal health outcomes

• Understanding and respecting the management and support structures

• Understanding the roles and responsibilities of everyone involved

• Providing recommendations for policy changes, technical issues and assistance with analysis

• How to motivate and reassure staff

• Developing a culture of ongoing training
  • iSIKHNAS modules
  • Staff development courses available

• Developing a strong network of village level reporters
  • Signs recognition training
  • Developing respect for their role and a sense of pride the work they do
  • Keeping people involved

Administration

Interface

Menu system

Menu system by Group User

News stories

Reference codes

• Diseases

• • Species

• • Signs

• • Animal types

• • Syndromes

• Laboratory

• • Testype

• • Laboratory sections

• • Submission reasons

• • Submitter types

• • Specimen forms

• • Age units

• • Test methods

• • Test targets

• • Qualitative findings

• • Units for quantitative findings

• • Uncertainty types

• • Test results

• Drugs

• • Drug class

• • Drug types

• • Drugs

• Production

• • Straws

• • Colour

• • Animal purposes

• • Event types

• Infrastructure types

Reports

• Report system
• Saved reports
• New reports
• Report subscriptions