Wiki Sumber Informasi iSIKHNAS

Memantau dan Mengevaluasi iSIKHNAS Panduan untuk Koordinator Kabupaten/Kota

Ringkasan dan cepat link ke laporan

Pertanyaan'	Link ke laporan
Apakah orang menggunakan iSIKHNAS?	Link Link Link Link
Apakah orang mengalami kesulitan ketika menggunakan iSIKHNAS?	Link Link
Apakah orang menerima dukungan yang memadai? (Apakah mereka memperoleh bantuan dan dorongan saat mereka membutuhkannya?)	Link Link Link Link
Apakah data mengalir masuk pangkalan data iSIKHNAS pada tingkat yang kita harapkan?	Link Link Link Link
Apakah informasi dari iSIKHNAS dimanfaatkan orang?	Link

Memantau dan Mengevaluasi iSIKHNAS Panduan untuk Koordinator Kabupaten/Kota

Selamat!

Anda telah mengambil langkah-langkah pertama dalam membangun iSIKHNAS di daerah Anda. Anda telah memperoleh dukungan dari Kepala Dinas Anda dan melatih staf teknis untuk menggunakan iSIKHNAS. Dalam hari-hari dan minggu-minggu ke depan, orang akan mulai menggunakan iSIKHNAS untuk pertama kalinya.

Sekaranglah saatnya untuk mulai memikirkan mengenai peran penting Anda dalam memantau dan mengevaluasi sistem baru ini. Sekarang, dan setiap saat, kita perlu mengajukan satu pertanyaan mendasar:

Apakah iSIKHNAS bekerja sesuai harapan kita?

Panduan ini bertujuan membantu Anda menjawab pertanyaan tersebut. Kita akan mengajukan beberapa pertanyaan-pertanyaan kecil yang masing-masing menelaah suatu elemen kinerja iSIKHNAS Kami akan memberikan saran kepada Anda bagaimana menangani masing-masing pertanyaan pemantauan tersebut, dengan menggunakan laporan yang tersedia di situs iSIKHNAS serta melalui wawancara. Dan kami akan memberi saran mengenai apa yang dapat Anda lakukan apabila jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut di luar dugaan Anda (terutama bila sistem baru ini tidak bekerja sebaik harapan Anda).

Ingatlah bahwa tujuan kita adalah untuk memantau kinerja sistem agar kita dapat mengidentifikasi masalah, melihat peluang, dan bekerja bersama-sama untuk membuat sistem ini lebih baik lagi. Kita tidak bertujuan memantau kinerja pengguna (baik perorangan maupun kelompok), dan kita tak boleh menggunakan hasil yang kita peroleh untuk mempermalukan atau menghukum siapa pun.

1. Apakah orang menggunakan iSIKHNAS?

Apa yang ingin kita lihat?

Setelah pelatihan, kita berharap orang mulai segera menggunakan iSIKHNAS. Kita ingin mereka menggunakan iSIKHNAS untuk semua kegiatan harian mereka yang memang telah didukung oleh iSIKHNAS. Seiring waktu, kita ingin melihat suatu pola penggunaan yang bertahan atau meningkat. Kita tidak ingin melihat orang keluar dari sistem (tidak menggunakan iSIKHNAS sama-sekali setelah pelatihan, atau mulai menggunakan sistem dan kemudian berhenti karena suatu alasan).

Bagaimana kita dapat memantau hal ini?

Dengan menggunakan laporan yang secara otomatis dibuat pada situs web iSIKHNAS, kita bisa melihat hal-hal berikut ini:

A. Jumlah pengguna terdaftar dan proporsi pengguna terdaftar yang secara aktif menggunakan iSIKHNAS (pengguna saat ini) [1]

B. Jumlah rata-rata SMS yang dikirimkan per minggu oleh setiap pengguna, dan kapan terakhir kalinya mereka mengirimkan SMS [menurut jenis pengguna dan lokasi] [2]

C. Laporan kegiatan pengguna (rangkuman jumlah laporan yang dikirimkan per orang) [menurut lokasi, waktu, dan kelompok pengguna] [3]

D. Rangkaian seluruh pesan SMS berdasarkan waktu [per pengguna dan jenis pesan] [4]

Apa yang dapat ditunjukkan oleh hasil-hasil iSIKHNAS ini?

Hasil-hasil ini memberikan suatu ide keseluruhan bagi kita mengenai tingkat aktivitas di daerah kita. A akan memberikan gambaran yang bersifat global kepada kita; sementara B, C, dan D memberikan informasi mengenai masing-masing pengguna. Ada kemungkinan pola penggunaan akan bervariasi menurut kelompok pengguna, jadi kita pun perlu memeriksa hal ini (dengan menggunakan filter ‘kelompok pengguna’)

Apa yang perlu kita lakukan mengenai hal ini?

Apabila laporan menunjukkan ada penurunan pada aktivitas SMS secara keseluruhan, atau memperlihatkan bahwa beberapa orang (kelompok pengguna atau pengguna perorangan) tidak menggunakan iSIKHNAS (jarang atau sama sekali tidak menggunakannya), kita perlu berupaya mencari tahu mengapa hal itu terjadi. Pertanyaan 2 dan 3 akan membantu kita melakukan hal itu.

2. Apakah orang mengalami kesulitan ketika menggunakan iSIKHNAS?

Apa yang ingin kita lihat?

Saat berada di lapangan, banyak orang akan menggunakan SMS untuk mengirimkan data ke iSIKHNAS dan memperoleh informasi dari iSIKHNAS . Apabila pelatihan berlangsung efektif, orang akan merasa mudah menggunakan sistem ini. Akan tetapi, beberapa orang tentu masih akan melakukan kesalahan (misalnya, menggunakan kode yang salah, atau membuat kesalahan dalam hal format pesan) saat mereka mulai menggunakan iSIKHNAS.

Ingatlah bahwa kebingungan, kekeliruan yang sering terjadi akibat pemahaman yang salah, dan berbagai masalah lain dapat mengecilkan hati para pengguna suatu sistem baru. Apabila Anda mengetahui masalah yang ada, Anda dapat mengatasinya dengan lebih cepat dan hal ini berarti Anda memperlihatkan kepada staf Anda kepemimpinan yang mantap dan penuh percaya diri.

Bagaimana kita dapat memantau hal ini?

Setiap hari, koordinator iSIKHNAS menerima e-mail dengan perincian setiap pengguna yang telah membuat kesalahan saat ia berupaya mengirimkan SMS. Masuk ke situs web iSIKHNAS, lalu (dari e-mail), klik nama pengguna untuk melihat daftar pesan-pesan yang baru ia kirim (pesan-pesan yang salah akan disajikan dalam huruf merah). Daftar pesan salah juga dapat dilihat di situs web [5]

Dengan menggunakan laporan yang secara otomatis dibuat pada situs web iSIKHNAS, kita bisa melihat hal-hal berikut ini:

A. Catatan harian kesalahan SMS [6]

B. Jumlah pesan SMS yang benar dan salah yang dikirimkan pengguna dalam suatu waktu tertentu [disajikan berdasarkan waktu pengiriman dan kelompok pengguna] [[7]

C. Jumlah pesan permintaan info, dibandingkan dengan jumlah pesan pengiriman data

D. Kekerapan menggunakan kode ‘Tanda Lain’ dan ‘Penyakit Lain’ dalam laporan-laporan rutin (U).

Kita juga perlu mempertimbangkan pola penggunaan yang telah kita kaji sebelumnya (pertanyaan 1). Apabila penggunaan sistem lebih rendah daripada yang kita harapkan, kita perlu mengidentifikasi orang-orang atau kelompok pengguna yang tampak mengalami kesulitan. Kita perlu berbincang-bincang dengan orang-orang tersebut untuk lebih memahami mengapa mereka mengalami kesulitan, atau mengapa mereka enggan menggunakan iSIKHNAS. Hal itu bisa saja disebabkan oleh:

• Pelatihan yang tak memadai sehingga mereka tak percaya diri mengirimkan pesan-pesan SMS berkode

• Masalah teknis (misalnya tidak ada sinyal telepon)

• Kehabisan pulsa

• Hambatan administratif

• Kurang melihat manfaat iSIKHNAS dan/atau lebih senang menggunakan cara-cara komunikasi dan pencatatan yang “tradisional”.

Apa yang dapat ditunjukkan oleh hasil-hasil iSIKHNAS ini?

• Sejauh mana orang mengalami kesulitan untuk mengirimkan pesan-pesan yang benar

• Apakah orang memperbaiki kesalahan mereka dan terus menggunakan iSIKHNAS, atau berkecil hati dan tampak menyerah

• Penggunaan kode TL (tanda lain) yang berlebihan bisa jadi mengindikasikan ketidaktahuan mengenai kode untuk tanda-tanda penyakit lainnya, kurangnya komitme, atau ketidakmauan menggunakan perangkat permintaan info yang tersedia (misalnya, CKT).

• Wawancara akan membantu kita memahami alasan dari setiap masalah yang muncul.

Apa yang perlu kita lakukan mengenai hal ini?

Tindakan yang spesifik akan bergantung pada jenis masalah dan penyebabnya. Anda mungkin memiliki ide mengenai bagaimana kita bisa mengatasi masalah yang timbul. (Terima kasih!) Tapi, jangan merasa Anda seorang diri, atau merasa bahwa itu akibat kesalahan Anda. Bicarakan mengenai permasalahan yang ada (beserta solusinya yang mungkin diambil) dengan koordinator provinsi dan/atau wilayah Anda. Kemungkinan besar, kabupaten/kota lain juga menghadapi masalah yang serupa. Percayalah bahwa selalu ada jalan keluar!

Ketika staf menjadi semakin berpengalaman, pesan-pesan yang salah seharusnya akan berkurang. Akan tetapi, Anda mungkin perlu menawarkan pelatihan penyegar bagi satu atau dua orang staf Anda, atau menggunakan buku saku acuan apabila mereka terus mengalami kesulitan. Dalam Bagian Tiga (di bawah ini), kita akan mengamati permasalahan ini lebih lanjut, mengenai bagaimana kita bisa memberikan dukungan yang berkelanjutan bagi para pengguna iSIKHNAS.

3. Apakah orang menerima dukungan yang memadai?  [Apakah mereka memperoleh bantuan dan dorongan saat mereka membutuhkannya?]

Apa yang ingin kita lihat?

Semua pengguna—terutama pengguna baru—akan memerlukan dukungan dan dorongan. Ini merupakan peran yang sangat penting yang dimainkan oleh sang koordinator kabupaten--tapi tentu peran ini juga harus dijalankan oleh orang-orang lain. Kita ingin melihat semua orang bersikap responsif dan proaktif dalam membantu orang lain menggunakan iSIKHNAS dan menerima manfaat yang seharusnya diberikan oleh iSIKHNAS.

iSIKHNAS juga dirancang untuk memudahkan orang menolong diri mereka sendiri, contohnya dengan meminta informasi dari pangkalan data untuk memperoleh bantuan (misalnya dengan pesan SMS ‘CKT) Kita dapat melihat apakah aspek iSIKHNAS ini dipergunakan dengan baik.

Bagaimana kita dapat memantau hal ini?

Dengan menggunakan laporan yang secara otomatis dibuat pada situs web iSIKHNAS, kita bisa melihat hal-hal berikut ini:

A. Persentase pesan salah yang ditindaklanjuti oleh koordinator setempat. [8]

B. Persentase laporan penyakit rutin (pesan ‘U’) yang direspons, dan rata-rata waktu antara laporan dan respons. [9]

C. Persentase laporan penyakit prioritas (pesan ‘P’) yang direspons, dan rata-rata waktu antara laporan dan respons. [10]

D. Jumlah pesan permintaan info yang diterima (sebagai indikator upaya mencari tahu sendiri)

Apa yang dapat ditunjukkan oleh hasil-hasil iSIKHNAS ini?

Bila kita membaca 'laporan 182’, kita ingin melihat bahwa semua pesan telah diperbaiki sendiri oleh sang pengguna (‘SelesaiSendiri’), atau bahwa sang koordinator telah mengontak (Hubungi’) pengguna untuk membantu mengatasi penyebab kesalahan. Persentase respons yang rendah menunjukkan bahwa sang koordinator tidak membantu orang ketika mereka berupaya menggunakan iSIKHNAS dan melakukan kesalahan dalam pengiriman SMS-nya.

Apabila tingkat respons rendah (terutama untuk laporan ‘P’ yang penting), artinya orang yang melaporkan kejadian penyakit (karena mereka butuh bantuan!) Ini tidak dilayani secara memadai oleh pelayanan keswan setempat.

Pesan permintaan informasi dalam jumlah besar menunjukkan bahwa orang tahu bagaimana memperoleh informasi dari iSIKHNAS. Ini bagus sekali! Bila kita melihat hanya sejumlah kecil pesan permintaan informasi (dan terutama jika kita melihat banyak pesan salah), ini bisa jadi mengindikasikan bahwa orang tak tahu Bagaimana mereka dapat memperoleh informasi dari iSIKHNAS.

Apa yang perlu kita lakukan mengenai hal ini?

Bagian penting dari peran pendukung seorang koordinator kabupaten/kota adalah mengurangi kebingungan atau kehilangan rasa percaya diri pengguna dengan cara segera menghubungi pengguna yang mengalami masalah dan menunjukkan atau menjelaskan solusinya.

Koordinator lokal dapat memantau kinerja mereka sendiri dan berupaya memastikan bahwa mereka menindaklanjuti semua pesan salah.

'Apabila koordinator tidak menolong orang saat mereka melakukan kesalahan dengan pengiriman SMS mereka, mungkin orang akan berhenti menggunakan iSIKHNAS. 'Mereka mungkin menyampaikan rasa frustrasi mereka kepada orang lain dan dengan demikian menggerus dukungan terhadap iSIKHNAS di antara pengguna lain.

Apabila orang melaporkan kejadian penyakit, penting bahwa seseorang (dokter hewan atau paravet) merespons laporan tersebut, bahkan jika hanya melalui telepon. Para koordinator mungkin menentukan sasaran bersama stafnya untuk meningkatkan tingkat respons terhadap laporan U dan P, dan hal ini bisa saja diukur pada bulan berikutnya. Koordinator provinsi dapat juga mengakses tingkat respons koordinator kabupaten terhadap permasalahan stafnya, dan bisa menawarkan suatu pendampingan bagi para koordinator yang belum sepenuhnya mendukung stafnya.

4. Apakah data mengalir masuk pangkalan data iSIKHNAS pada tingkat yang kita harapkan?

Apa yang ingin kita lihat?

Idealnya, iSIKHNAS akan merekam semua yang ingin kita ketahui mengenai: Setiap kasus penyakit; setiap lalu-lintas hewan; setiap vaksinasi yang telah diberikan; dsb. Kita ingin melihat:

• Kelengkapan – semua jenis data dimasukkan

• Kecenderungan – mengarah kepada masukan data dalam jumlah yang terjaga atau meningkat setiap bulannya

Bagaimana kita dapat memantau hal ini?

Pada kenyataannya, sulit (atau tak mungkin) mengetahui secara persis berapa banyak hal-hal seperti ini ditangkap dan dicatat, dan seberapa banyak yang tertinggal. Akan tetapi, ada hal-hal yang akan mengindikasikan seberapa baik data mengalir ke iSIKHNAS. Inilah beberapa contohnya:

A. Rangkuman kegiatan pengguna berdasarkan jenis pesan [berdasarkan kelompok pengguna dan lokasi] [11]

B. Jumlah tanda umum [berdasarkan kabupaten] per minggu [12]

C. Laporan tanda umum dari lapangan [berdasarkan tanggal, lokasi, spesies, dan tanda] [13]

D. Rangkuman laporan negatif penyakit prioritas (PNEG) [14]

Selain itu, kita juga perlu terus mengetahui bagaimana rekan-rekan kita menyimpan dan mengelola data.

Apakah mereka masih menggunakan catatan kertas ketika data akan dapat dikelola dengan lebih efektif secara elektronis di iSIKHNAS?

Apa yang dapat ditunjukkan oleh hasil-hasil iSIKHNAS ini?

Rangkuman kegiatan pengguna dapat menunjukkan kepada kita apabila beberapa jenis data tidak dikumpulkan sama-sekali, atau bila ada lebih sedikit catatan data daripada yang kita harapkan (berdasarkan pada pengetahuan umum kita mengenai kegiatan yang dilakukan di wilayah tersebut).

Jumlah laporan tanda umum kita perkirakan akan berfluktuasi karena frekuensi kejadian penyakit berubah-ubah. Akan tetapi, suatu kecenderungan yang menurun bisa jadi mengindikasikan bahwa kejadian penyakit tidak dideteksi dan/atau tidak dilaporkan dengan menggunakan iSIKHNAS.

Apabila kita mendengar mengenai kasus-kasus dengan tanda tertentu dari sumber lain (media massa, kabar burung, getok tular), kita dapat memeriksa apakah kasus-kasus tersebut dilaporkan juga di iSIKHNAS. Apabila kasus-kasus tersebut tidak ada di iSIKHNAS, bisa jadi hal itu karena laporan tersebut tidak benar, atau bisa jadi juga hal itu mengindikasikan bahwa iSIKHNAS tidak digunakan.

Laporan PNEG merupakan indikator yang baik mengenai kegiatan “pelsa” dan kemampuan mereka menggunakan iSIKHNAS. Apabila mereka menggunakan iSIKHNAS untuk mengirimkan laporan PNEG, ada kemungkinan yang lebih besar bahwa mereka memang aktif dan akan menggunakan iSIKHNAS untuk melaporkan kasus-kasus penyakit. Apabila mereka tidak melaporkan pesan PNEG, mungkin mereka tidak melaporkan kasus penyakit (atau mereka mungkin tidak memahami manfaat “pelaporan negatif”).

Apabila orang terus menggunakan catatan berbasis kertas, hal ini mungkin mengindikasikan bahwa mereka masih asing dengan iSIKHNAS atau memiliki beberapa kekhawatiran yang belum diatasi dalam menggunakan iSIKHNAS.

Apa yang perlu kita lakukan mengenai hal ini?

Seperti pada Bagian 1 (pola penggunaan) dan Bagian 2 (masalah pengguna), langkah penting pertama adalah mengidentifikasi apakah ada permasalahan dalam cara data “mengalir” masuk iSIKHNAS. Apabila Anda menduga ada masalah, Anda mungkin ingin:

• Membicarakan dengan para pengguna dan/atau rekan-rekan Anda untuk bisa lebih baik memahami alasan-alasan terjadinya masalah.

• Menyediakan pelatihan tambahan atau dukungan untuk membantu pengguna (atau kelompok pengguna) untuk mengatasi kesulitan atau keengganan mereka menggunakan iSIKHNAS.

• Membahas masalah tersebut dengan koordinator iSIKHNAS provinsi atau koordinator kabupaten lainnya.

5. Apakah informasi dari iSIKHNAS dimanfaatkan orang?

Apa yang ingin kita lihat?

Informasi yang tersedia melalui iSIKHNAS dapat dimanfaatkan dalam berbagai cara, oleh banyak orang, untuk berbagai tujuan. Sistem ini seharusnya menjadi sumber umum untuk informasi bagi semua pengguna yang tertarik: iSIKHNAS tak boleh dilihat semata-mata sebagai tempat menyimpan informasi. situs web iSIKHNAS dirancang untuk memberikan akses ke informasi ini dengan cara yang sederhana dan mudah bagi semua pengguna.

Ketika data menjadi semakin cepat tersedia di iSIKHNAS, kita ingin melihat data tersebut digunakan secara efektif untuk berbagai tujuan termasuk:

• Memberi masukan untuk pengambilan keputusan mengenai kegiatan pengendalian penyakit.

• Menila pemberian pelayanan veteriner klinis.

• Memantau pelaksanaan program-program vaksinasi dan Surveilans.

• Mengevaluasi kinerja personel

• Mendukung pengembangan rencana dan anggaran

• Melakukan advokasi untuk memperoleh sumber daya yang memadai

• Dan banyak lagi...

Bagaimana kita dapat memantau hal ini?

A. Kita dapat mengamati perilaku dan apa yang dilakukan rekan-rekan kita--apakah mereka menggunakan informasi dalam cara-cara yang disebutkan di atas tadi?

B. Kita dapat mewawancarai rekan kita untuk lebih memahami apakah, Bagaimana, dan Mengapa mereka menggunakan informasi dari iSIKHNAS

C. Kita dapat membuat catatan mengenai permintaan informasi, laporan baru, atau fitur-fitur baru.

D. Kita dapat melihat berapa sering orang masuk ke situs web iSIKHNAS [15]

Apa yang dapat ditunjukkan oleh hasil-hasil iSIKHNAS ini?

Kita seharusnya sangat senang apabila kita melihat orang memang menggunakan informasi untuk melakukan kerja mereka secara lebih efisien dan efektif—memang inilah kegunaan iSIKHNAS!

Akan tetapi, kita mungkin melihat orang tak mengakses informasi iSIKHNAS atau tidak menggunakan informasi secara optimal. Pengamatan dan wawancara akan membantu kita menentukan alasan-alasannya, yang bisa jadi termasuk:

• Mereka tak memiliki akses ke komputer dan internet

• Mereka tidak percaya diri menggunakan komputer

• Mereka kesulitan atau kebingungan mencari informasi yang mereka inginkan dari situs web iSIKHNAS

• Mereka tidak memiliki beberapa keterampilan dan pengetahuan teknis tertentu untuk dapat menggunakan informasi secara efektif

• Mereka tidak terbiasa menggunakan informasi untuk mengambil keputusan.

Apa yang perlu kita lakukan mengenai hal ini?

Lebih penting lagi, koordinator iSIKHNAS harus sangat aktif membantu orang mengakses dan menggunakan informasi. Koordinator harus ada dan bersedia membantu orang saat mereka menginginkan informasi, dan mereka juga harus mengajarkan dan memberdayakan orang untuk mengakses data secara mandiri.

Pada awalnya, koordinator perlu membantu tersedianya akses ke komputer dan internet dan menunjukkan kepada pengguna di mana dan bagaimana mereka bisa menemukan data yang mereka perlukan. Bergantung pada kemampuan dan kebutuhan orang, para koordinator bisa mengatur pelatihan lain untuk membantu orang meningkatkan keterampilan mereka; misalnya dalam hal analisis data, GIS, epidemiologi, dan advokasi anggaran.

Ingatlah: Berbagai sumber daya bantuan teknis dapat diperoleh di wiki.isikhnas.com

6. Apa lagi yang sedang berlangsung?  Apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik?

Panduan-panduan ini dimaksudkan untuk membantu mengatasi beberapa “pertanyaan kunci". Panduan ini tidak boleh dianggap sebagai panduan yang menyeluruh atau preskriptif. Kita harus selalu waspada melihat hal-hal yang tidak diduga—hal-hal yang terjadi (baik maupun buruk) yang bisa memberi tahu kita mengenai bagaimana iSIKHNAS bekerja dan Bagaimana iSIKHNAS bisa disempurnakan lagi.

Jadi... bicaralah dengan orang-orang. Bersikaplah terbuka dan suportif. Bangunlah suatu ‘Keluarga iSIKHNAS” di wilayah Anda dan bersikaplah proaktif dalam memastikan bahwa iSIKHNAS memang sungguh bekerja sebagaimana kita harapkan!