Spreadsheet data submission manual/id

Panduan pengiriman data lembar lajur

Panduan ini berisi petunjuk pengiriman data laboratorium melalui iSIKHNAS dengan menggunakan lembar lajur (spreadsheet) Excel.

Pengantar dan ikhtisar

Prosesnya secara keseluruhan cukup sederhana:

• Buka pola acu (template) lembar lajur dan lembar lajur standar data yang tertaut.
• Masukkan data laboratorium yang akan dikirim.
• Kirimkan lembar lajur ke iSIKHNAS melalui surat elektronik (email).

iSIKHNAS secara otomatis akan memeriksa data yang diterima dan, apabila tidak ada masalah, menambahkannya ke basis data (database) nasional. Setelahnya akan ada surat elektronik balasan berisi konfirmasi bahwa data telah terkirim dengan benar disertai laporan klien yang dihasilkan secara otomatis untuk dicetak di laboratorium.

Untuk dapat menggunakan sistem tersebut, staf laboratorium membutuhkan hal-hal berikut ini:

• Terdaftar pada iSIKHNAS (tanyakan kepada koordinator lokal).
• Memiliki kewenangan untuk mengirimkan data laboratorium (tanyakan kepada koordinator lokal).
• Unit komputer yang telah dilengkapi dengan:
  • Salinan lembar lajur pengiriman data.
  • Salinan lembar lajur standar laboratorium.

Karena sistem ini bekerja berdasarkan Excel dan surat elektronik, maka anda juga membutuhkan hal-hal berikut ini:

• Perangkat lunak Excel yang telah diinstalasi pada komputer anda (dengan versi yang dapat membuka dokumen dengan format '.xlsx'); dan
• alamat surat elektronik dan koneksi internet untuk mengirim dan menerima surat elektronik. Untuk mengirim dan menerima surat elektronik, anda dapat menggunakan fasilitas berikut ini:
  • Antarmuka web-mail (misalnya Gmail) melalui perangkat lunak peramban (misalnya Chrome, Internet Explorer atau Firefox); atau
  • perangkat lunak surat elektronik (misalnya Microsoft Outlook atau Thunderbird).

Pengaturan

Untuk dapat menggunakan sistem ini, anda membutuhkan dua jenis lembar lajur berikut ini:

1. Pola acu (template) lembar lajur.
2. Lembar lajur 'lab standards.xlsx' - yang berisi standar data laboratorium nasional Indonesia untuk memastikan kompatibilitas data sehingga dapat dianalisis.

Keduanya dapat diunduh dari situs web iSIKHNAS.

Pola acu lembar lajur untuk pengiriman data

Lembar lajur ini digunakan untuk memasukkan data dan kemudian dikirimkan ke iSIKHNAS melalui surat elektronik. Klik tautan berikut ini untuk mengunduh versi terbaru dari lembar lajur pengiriman data:

Submission spreadsheet

Pola acu lembar lajur ini akan diperbarui dari waktu ke waktu. Koordinator iSIKHNAS anda dapat mengirimkan versi lembar lajur terbaru melalui surat elektronik, atau memberi tahu versi terbaru yang dapat diunduh dari situs web ini.

Lembar lajur standar laboratorium

Dokumen lab standards.xlsx telah ditautkan secara otomatis pada pola acu lembar lajur untuk memastikan bahwa semua data yang akan dikirim sudah sesuai dengan standar data nasional. Langkah ini dilakukan dan disesuaikan secara otomatis oleh iSIKHNAS untuk masing-masing laboratorium. Setelah dokumen dibuat dan diunduh, anda tidak perlu lagi melakukan penyuntingan. Apabila ada perubahan, maka dapat dilakukan secara daring (online) melalui situs web iSIKHNAS dan kemudian diunduh.

Lembar lajur tersebut dapat diunduh secara aman dari situs web iSIKHNAS. Lakukan log in dan lihat:

• Manage | Export Lab standards

atau klik tautan berikut ini untuk langsung masuk ke halaman pengunduh (anda harus sudah log in sebelum tautan ini dapat bekerja)

https://www.isikhnas.com/en/exportlabstandards

1. Pilih 'Custom lab references'
2. Pilih laboratorium anda dari daftar yang muncul
3. Pilihan yang tersedia:
   1. Klik 'Export'
      1. Langkah ini akan mengirimkan salinan dokumen standar laboratorium ke alamat surat elektronik anda yang telah terdaftar; atau
   2. Klik 'Export to lab contact'
      1. Langkah ini akan mengirimkan salinan dokumen standar laboratorium ke narahubung (contact person) yang tercantum pada daftar laboratorium iSIKHNAS (tabel infrastruktur).

Petunjuk penting dalam pengelolaan lembar lajur

Selalu simpan pola acu lembar lajur dan lembar lajur standar laboratorium dalam direktori yang sama

Jika masing-masing lembar lajur ditempatkan pada direktori yang berbeda, maka tautan diantara keduanya tidak akan bekerja.

Lembar lajur standar laboratorium harus selalu memiliki nama yang sama: lab standards.xlsx.

Penggunaan nama yang berbeda akan membuat dokumen tersebut tidak bekerja.

Ketika mengunduh lembar lajur standar laboratorium dari internet, kadangkala komputer anda secara otomatis akan mengganti nama dokumen yang diunduh menjadi nama lain seperti lab standards(2).xlsx. Jika ini terjadi, anda perlu menghapus salinan dokumen lama terlebih dahulu kemudian mengganti nama dokumen baru menjadi lab standards.xlsx dan menempatkannya pada direktori yang benar.

Anda dapat menyalin dan mengganti nama dokumen pola acu sesuai keinginan anda (tetapi tidak untuk dokumen standar laboratorium)

Jika anda ingin menyimpan salinan dari setiap pengiriman yang pernah dilakukan, maka menamai masing-masing dokumen dengan menyertakan nomor epi dapat menjadi ide yang baik sehingga setiap dokumen dapat terlacak. Dokumen-dokumen tersebut dapat disimpan dalam direktori yang sama, selama dokumen lab standards.xlsx juga berada pada lokasi yang sama.

Pemasukkan data

Lakukan langkah berikut ini untuk memasukkan data ke dalam pola acu lembar lajur:

1. Buka lembar lajur lab standards.xlsx.
2. Buka pola acu lembar lajur.

Kedua lembar lajur harus dibuka pada waktu yang sama sehingga tautan diantara kedua dokumen tersebut dapat bekerja

Masukkan data pada sel-sel yang sesuai dengan mengklik sel dan mengetikkan data yang diinginkan, atau mengklik tanda panah untuk memilih dari daftar yang muncul.

Pengendalian sel

Lembar lajur ini telah diatur sedemikian rupa untuk mencegah penambahan data pada tempat yang salah. Anda hanya dapat memilih sel-sel tertentu yang ditujukan untuk menyimpan data.

Daftar pilihan

Daftar pilihan berisi banyak sel. Hal ini dilakukan untuk memastikan agar data yang akan dikirim telah sesuai dengan standar data laboratorium nasional. Anda hanya dapat memilih salah satu nilai dari daftar pilihan.

Nilai yang harus diisi

Apabila ada nilai kosong yang harus diisi, sel yang bersangkutan akan ditandai dengan garis tepi berwarna merah.

Petunjuk

Banyak sel telah dilengkapi dengan petunjuk untuk memandu anda. Sel-sel ini ditandai dengan segitiga kecil di salah satu sudutnya.

Untuk melihat petunjuk, gerakkan kursor tetikus anda di atas tanda segitiga kecil pada sudut sel untuk memunculkan teks yang dimaksud.

Temuan, hasil, diagnosis

Dalam iSIKHNAS, masing-masing istilah ini memiliki arti tersendiri.

Temuan

Ini merupakan hasil dari pengujian laboratorium. Temuan dapat berbentuk:

• Kualitatif (misalnya terdeteksinya Coliform pada sampel); atau
• kuantitatif (misalnya uji HI menunjukkan titer 1/40)

Beberapa jenis pengujian dapat menghasilkan temuan kualitatif dan kuantitatif (misalnya sampel feses mengandung 300 telur Strongyloides per gram).

Hasil

Ini merupakan interpretasi dari temuan yang diperoleh. Biasanya hasil dapat berupa positif atau negatif. Sebagai contoh, temuan dari uji antibodi ELISA dapat berupa densitas optik sebesar 200. Jika kita menerapkan ambang batas 150, maka ini berarti interpretasi terhadap temuan tersebut akan menunjukkan hasil positif - hewan yang bersangkutan memiliki antibodi terhadap patogen tertentu. Hasil-hasil lain yang mungkin diperoleh antara lain protektif atau non-protektif ketika melakukan surveilans paska-vaksinasi; dalam batas aman atau di luar batas aman (uji keamanan pangan); kandungan ringan, medium atau berat (telur cacing).

Diagnosis

Ini merupakan kesimpulan yang diambil berdasarkan semua informasi yang tersedia mengenai penyakit apa yang menjadi masalah. Sebuah diagnosis hanya akan berarti jika terdapat suatu penyakit dan tujuan dari pengiriman data adalah untuk tujuan diagnostik. Beberapa poin kunci dalam hal ini antara lain:

• Tidak ada diagnosis untuk surveilans, lalu lintas atau tujuan lainnya karena tidak adanya penyakit (yang diketahui).
• AI negatif bukan merupakan sebuah diagnosis. Ini merupakan hasil (interpretasi informasi yang diperoleh dari pengujian) dan tidak dapat memberi tahu kita penyakit apa yang menjadi masalah.

Pedoman masing-masing kolom

Pengajuan uji laboratorium

Informasi mengenai pengiriman data.

Nomor Epi

Harus diisi. Nomor pengiriman unik yang diberikan oleh laboratorium yang bersangkutan.

Pengiriman sampel dari satu laboratorium ke laboratorium yang lain harus selalu menggunakan nomor epi semula (jangan membuat nomor baru di laboratorium referensi).

Tujuan

Harus diisi. Tujuan pengiriman spesimen.

ID kejadian iSIKHNAS

Harus diisi untuk beberapa alasan. Ini merupakan nomor referensi iSIKHNAS untuk mengaitkan data laboratorium dengan data lainnya dalam iSIKHNAS.

Kolom ini perlu diisi dengan:

• Kasus diagnostik: ID kasus iSIKHNAS
• Ijin lalu lintas: ID SKKH iSIKHNAS
• Surveilans: ID program surveilans iSIKHNAS
• Pemantauan paska-vaksinasi: ID program vaksinasi iSIKHNAS

Selama iSIKHNAS masih dalam proses penerapan, tidak semua kabupaten/kota telah dapat menggunakan penomoran tersebut sehingga akan ada pengiriman yang tidak dilengkapi dengan ID iSIKHNAS walaupun seharusnya disertakan. Dalam hal ini, kolom tersebut dapat dibiarkan kosong.

Pemilik dan pengirim

Informasi mengenai lokasi, pengirim, dan pemilik. Lokasi harus selalu merupakan tempat di mana hewan yang bersangkutan berada.

Lokasi (PKKD)

Harus diisi. Pilih lokasi dari keempat daftar pilihan yang ada.

Apabila terdapat perubahan nama lokasi karena perubahan batas wilayah administratif, cobalah untuk mencari nama lokasi tersebut sebelumnya.

Jika lokasi yang terperinci tidak diketahui, masukkan sebanyak mungkin informasi yang tersedia (paling sedikit kabupaten dan provinsi).

Kode lokasi

Kolom ini otomatis terisi berdasarkan informasi di atas. Anda tidak dapat menyunting bagian ini

Jenis Pengirim

Harus diisi. Pilih dari daftar pilihan yang tersedia.

Nama Pengirim

Opsional. Informasi ini dicantumkan pada laporan klien.

Alamat Pengirim

Opsional. Informasi ini dicantumkan pada laporan klien.

Nomor HP Pengirim

Opsional. Sertakan nomor seluler jika tersedia. Data ini digunakan untuk mengidentifikasi pengirim sehingga dapat mengaitkan semua pengiriman dari sumber yang sama untuk keperluan konsolidasi pelaporan.

Nama Pemilik

Opsional. Informasi ini dicantumkan pada laporan klien.

Alamat Pemilik

Opsional. Informasi ini dicantumkan pada laporan klien.

Nomor HP Pemilik

Opsional. Sertakan nomor seluler jika tersedia. Data ini dapat mengaitkan pengiriman yang berbeda-beda dari sumber yang sama.

Spesimen dan uji

Informasi mengenai spesimen dan pengujian yang diperlukan. Setiap spesimen dan kombinasi pengujian yang berbeda dicantumkan pada kolom yang berbeda pula.

Apabila terdapat lebih dari satu temuan kualitatif untuk suatu pengujian tertentu (lihat di bawah), temuan-temuan tersebut dicantumkan pada kolom baru dengan perincian lain dibiarkan kosong.

Kelompok spesimen and Jenis spesimen

Harus diisi. Gunakan kedua kolom ini untuk memilih jenis spesimen (jenisnya atau bagian tubuh hewan yang menjadi asalnya).

Bentuk spesimen

Harus diisi. Informasi ini mengindikasikan bagaimana spesimen ditangani, disiapkan atau diperlakukan. Ini dapat mencakup cara pengambilan (swab), persiapan (smear) atau pengawetan (formalin).

Jenis Uji

Harus diisi. Informasi ini menentukan bagian laboratorium yang akan melaksanakan pengujian. Pengujian yang dicantumkan dalam daftar pilihan berikutnya bergantung pada daftar pengujian yang dimiliki masing-masing laboratorium dan bagian-bagiannya (lihat di bawah).

Uji

Harus diisi. Pengujian yang dilakukan.

Temuan kual.

Temuan kualitatif dari pengujian. Jika suatu pengujian menghasilkan satu atau lebih temuan kualitatif (misalnya terdeteksinya spesies bakteri atau parasit, atau temuan histopatologis), masing-masing temuan dicantumkan pada kolom yang berbeda di baris 29. Dengan cara ini, suatu pengujian dapat memiliki lebih dari satu temuan yang dicantumkan pada kolom yang berbeda.

Perincian hewan

Pada bagian akhir pola acu lembar lajur terdapat informasi mengenai masing-masing hewan. Setiap baris berisi satu ekor hewan dan masing-masing hewan harus memiliki data hasil untuk setiap pengujian.

Jenis kelamin

Opsional. Masukkan jenis kelamin masing-masing hewan, jika diketahui.

Umur and Unit Umur

Opsional. Masukkan umur masing-masing hewan jika diketahui. Bagian umur dibagi menjadi dua kolom. Kolom pertama (Umur) hanya berisi angka (bilangan bulat atau desimal). Kolom kedua berisi unit waktu (hari, minggu, bulan atau tahun) yang dapat dipilih dari daftar pilihan yang tersedia. Unit waktu yang berbeda tidak dapat digunakan bersama-sama; jika seekor hewan berumur 2 tahun dan 3 bulan, maka masukkan 2,25 tahun.

Anda tidak dapat menggunakan simbol-simbol lain seperti > 3. Gunakan perkiraan terbaik anda jika umur pasti tidak diketahui.

Spesies

Harus diisi. Pilih dari daftar yang tersedia.

Ras

Opsional. Beberapa spesies memiliki jumlah ras yang berbeda-beda. Tambahkan informasi ini jika diketahui. Kadangkala terdapat pilihan yang berbeda - misalnya sapi dapat diidentifikasi sebagai sapi potong atau perah, atau diklasifikasi berdasarkan rasnya (limousin, friesian). Gunakan informasi paling terperinci yang tersedia.

ID hewan

Harus diisi. Apabila hewan individual telah ditandai secara unik (misalnya dengan penanda telinga), maka gunakanlah penanda tersebut. Jika informasi tersebut tidak tersedia, maka anda dapat memberikan nomor urut pada masing-masing hewan yang dimulai dengan angka 1.

Apabila hewan-hewan berada dalam kelompok campuran, maka anda dapat menambahkan informasi lain pada kolom ini. Contohnya jika hewan-hewan tersebut berasal dari pemilik yang berbeda, maka anda dapat mengidentifikasi masing-masing hewan dengan menggunakan nama pemilik dan nomor urut hewan.

Temuan kuant.

Temuan kuantitatif. Informasi ini diperlukan untuk pengujian yang menghasilkan keluaran kuantitatif. Harus diisi dengan bilangan bulat atau angka desimal.

Saat ini tengah direncanakan untuk memungkinkan penggunaan "simbol ketidakpastian" seperti > (lebih besar dari), < (lebih kecil dari), atau ~ (nilai perkiraan); namun fitur ini belum diterapkan.

Hasil

Harus diisi. Pilih dari daftar yang tersedia.

Pengiriman data

Penyimpanan dan pengiriman data

1. Setelah pemasukkan data selesai, simpan pola acu lembar lajur pada komputer anda. Mungkin anda juga ingin mengubah nama dokumennya dengan menambahkan nomor Epi sehingga memudahkan pencarian kembali.
2. Buat surat elektronik baru.
3. Tambahkan alamat tujuan labdata@isikhnas.com.
4. Cantumkan nomor Epi pada kolom subyek (langkah ini opsional tetapi dapat membantu anda menentukan data apa saja yang sudah dikirim dengan hanya melihat folder 'sent mail').
5. Lampirkan pola acu lembar lajur yang sudah anda simpan.
6. Kirim surat elektronik tersebut.

Apabila anda memiliki perangkat lunak surat elektronik yang telah diinstalasi secara lokal pada komputer anda (misalnya Thunderbird atau Outlook), pengiriman surat elektronik dapat menjadi lebih mudah dan cepat:

1. Dalam perangkat lunak Excel, buka menu File kemudian pilih Save and send; klik tombol Send as attachment. Langkah ini secara otomatis membuat surat elektronik baru dengan dokumen yang telah dilampirkan.
2. Masukkan alamat labdata@isikhnas.com dan kirimkan.

Respon dari iSIKHNAS

Untuk setiap pengiriman data ke iSIKHNAS, terdapat pesan jawaban otomatis yang seharusnya diterima dalam satu atau dua menit setelah pengiriman. Isi dari pesan jawaban tersebut bergantung pada data yang dikirimkan:

Pengiriman berhasil - laporan klien

Apabila semua data yang dikirimkan sudah benar, maka secara otomatis akan dimasukkan ke dalam iSIKHNAS.

Kemudian anda akan menerima surat elektronik yang mengkonfirmasikan bahwa data telah diterima dan disertai dengan ringkasan data yang dikirim.

Anda juga akan menerima surat elektronik kedua berisi laporan klien yang dibuat secara otomatis. Dokumen ini memiliki format ODT yang dapat dibuka dan disunting dengan Libre Office Writer (gratis) atau Microsoft Word.

Setelah membuka dokumen, anda dapat menambah lebih banyak informasi serta menyimpan maupun mencetaknya.

Terdapat kesalahan pada data

Apabila terdapat kesalahan pada data yang dikirim, anda akan menerima surat elektronik berisi daftar kesalahan yang terdeteksi beserta referensi selnya.

Surat elektronik ini juga dilampiri salinan lembar lajur yang dikirimkan semula. Pada lembar lajur ini, sel-sel yang mengandung kesalahan akan ditandai dengan warna kuning dan disertai dengan tampilan komentar yang menjelaskan kesalahan tersebut.

Apabila ini memang kesalahan, anda dapat memperbaikinya pada lembar lajur semula dan mengirimkannya kembali dalam surat elektronik yang baru.

Kesalahan sistem

Apabila terjadi kesalahan pada sistem, anda dapat menerima surat elektronik yang memberitahukan adanya kesalahan tersebut dan menginstruksikan anda untuk melaporkannya kepada koordinator.

Teruskan surat elektronik tersebut kepada koordinator iSIKHNAS anda atau salah satu champion iSIKHNAS yang dapat membantu memecahkan masalah tersebut.

Menentukan perincian pengujian di laboratorium anda

Daftar bagian-bagian laboratorium, dan pengujian yang dapat dilakukan oleh setiap bagian, perlu disesuaikan untuk masing-masing laboratorium.

Untuk membuat daftar pengujian, log in ke situs web iSIKHNAS dan masuk ke Manage | Laboratory Tests.

1. Pilih pengujian dari daftar yang tersedia. Semua pengujian ini merupakan standar nasional; apabila terdapat pengujian yang tidak tercantum, maka anda harus menghubungi champion iSIKHNAS untuk memperbarui standar yang digunakan.
2. Pilih bagian laboratorium yang melakukan pengujian.
3. Pilih laboratorium anda dari daftar yang tersedia.
4. Tandai kotak yang sesuai apabila pengujian menghasilkan keluaran kualitatif. Sebagai contoh, identifikasi bakteri atau parasit akan menghasilkan temuan kualitatif - nama-nama bakteri atau parasit, sedangkan ELISA AI tidak - karena hanya melakukan pengujian untuk mendeteksi AI.
5. Tandai kotak yang sesuai apabila pengujian menghasilkan keluaran kuantitatif. Sebagai contoh, uji ELISA menghasilkan densitas optik berupa suatu bilangan (kuantitatif); penghitungan telur cacing pada feses juga menghasilkan suatu angka. Sebaliknya, Rose Bengal Test hanya menunjukkan hasil positif atau negatif yang bukan merupakan temuan kuantitatif.
6. Apabila dihasilkan temuan kuantitatif, pilih unit yang sesuai pada daftar yang tersedia.
7. Tandai kotak yang sesuai apabila laboratorium anda telah mendapatkan akreditasi resmi untuk melakukan pengujian tersebut.
8. Masukkan referensi metode khusus yang digunakan dalam pengujian tersebut (untuk dicantumkan pada laporan klien).

Memperbarui standar data

Standar laboratorium nasional dikelola secara terpusat untuk memastikan konsistensi dan kemampuan untuk menganalisis data secara otomatis. iSIKHNAS berupaya menerapkan standar ini, sehingga tidak memungkinkan pengiriman data yang tidak mengikuti standar tersebut.

Standar ini mencakup seluruh aspek data yang dikelola, termasuk:

• Spesies
• Pengujian
• Temuan
• Jenis kelamin dan umur hewan
• Spesimen

Semua standar ini tercantum dalam lembar lajur lab standards.xlsx dan dapat dipilih dari daftar pilihan yang tersedia pada pola acu pengiriman data.

Apabila anda menemukan nilai yang tidak tercantum dalam daftar standar, maka nilai tersebut dapat ditambahkan. Untuk memastikan konsistensi, proses ini dikelola oleh champion iSIKHNAS.

Silakan menghubungi champion iSIKHNAS untuk mengajukan penambahan nilai baru ke dalam standar yang digunakan.