Course logistics and practicalities/id

18. Logistik dan pelaksanaan pelatihan

Sebelum pelatihan

Bangunlah harapan positif mengenai pelatihan.

Untuk melakukannya, Anda dapat

• Mengirimkan informasi kepada peserta sebelum pelatihan
• Menggambar poster yang lucu untuk mengiklankan pelatihan
• Mencari judul yang bagus untuk pelatihan, serta membuat kuesioner dan bahan untuk dibagikan yang menarik
• Mengirim email perkenalan yang bersahabat
• Membuat kuesioner singkat untuk mengetahui tingkat, pengalaman, pelatihan yang pernah diikuti, dan harapan para peserta.

Yang dapat Anda berikan kepada para peserta sebelum pelatihan

Usahakan untuk membuat peserta ingin tahu, bersemangat, dan tertarik sebelum mereka datang ke pelatihan.

• Berikan garis besar pelatihan dan manfaatnya
• Informasi mengenai para pelatih beserta foto
• Permainan asah otak atau teka-teki
• Pertanyaan untuk membuat mereka berpikir
• Tautan ke laman tentang pelatihan
• Kartun yang berkaitan dengan topik
• Informasi yang bersifat logistik
• Daftar siapa saja yang akan hadir
• Kuesioner singkat untuk mengetahui lebih lanjut mengenai para peserta
• Tugas-tugas yang berkaitan dengan pelatihan, yang relevan dengan pekerjaan mereka sehari-hari

NAMUN, jangan ungkapkan terlalu banyak dan berikan informasi yang penuh semangat dan menarik.

Logistik Pelatihan

Jika Anda memegang tanggung jawab untuk semua logistik dalam menjalankan pelatihan, akan ada banyak hal yang harus direncanakan dan diatur. Akan tetapi, hal ini jarang terjadi dan tugas-tugasnya biasa terbagi di antara beberapa orang. Namun sebagai pelatih, Anda sebaiknya memberi perhatian lebih terperinci mengenai pengaturan dan logistik dalam setiap pelatihan yang akan Anda bawakan.

Berikut daftar singkat beberapa pertimbangan logistik utama dalam pelatihan apa pun:

• Tempat dan fasilitas
• Pengaturan ruangan
• Di mana posisi pelatih?
• Peralatan
• Waktu/jadwal
• Logistik
• Pembagian sesi

Pada hari pertama pelatihan

• Siapkan ruangan dan peralatan sejak jauh-jauh hari
  • Jadikan ruangannya nyaman.
  • Gunakan materi yang menarik atau hal-hal ringan untuk memulai pembicaraan jika bisa.
  • Rapi.
  • Siapkan semuanya dengan baik
  • Pastikan semuanya berfungsi dengan baik
  • Tampilkan slide judul

Siap mental

Jika Anda takut berbicara di depan umum atau di depan sekelompok orang, Anda tidak sendiri. Berbicara di hadapan umum atau sekelompok orang sering merupakan ketakutan terbesar banyak orang.

Kiat-kiat berikut dapat membantu mengatasi perasaan cemas.

• Jangan lupa bahwa Anda sudah tahu materinya. Ingatkan kembali diri Anda bahwa Anda sudah bersiap dengan baik dan sudah memahami materi pelatihan
• Baca seluruh materinya, diskusikan dengan pelatih lain yang pernah menggunakan materi tersebut, dan cobalah beberapa kegiatan yang disarankan jika Anda belum terbiasa.
• Lepaskan ketegangan. Tarik napas dalam-dalam. Bernapaslah dengan diafragma dan ingatlah untuk mengembuskan seluruh napas. Olahraga teratur juga dapat membantu karena energi yang tidak terpakai dapat muncul sebagai perasaan cemas.
• Berlatih. Praktikkan terus-menerus sejumlah pelajarannya sampai Anda merasa nyaman menanganinya.
• Pikirkan kembali masalah yang mungkin muncul dan strategi apa yang Anda miliki untuk mengatasinya.
• Tentukan beberapa kalimat pertama yang akan diucapkan sehingga Anda tidak berpikir lagi selama beberapa detik pertama.
• Jangan beri tahu peserta bahwa Anda merasa gugup.
• Kenali ruangan pelatihan dan peralatan Anda. Coba dahulu peralatan audio dan visual sebelum pelatihan. Pastikan bahwa alat bantu pengajaran seperti kertas, pinsil, flip chart, selotip, dll. sudah disiapkan dalam jumlah yang memadai.
• Kenali para pesertanya. Cari tahu dari daerah manakah asal para peserta, bahasa asli mereka, dan pelajari beberapa kata dan istilah penting. Sambut dan ajak bicara mereka saat mereka tiba untuk sesi pelatihan.
• Yakinkan kembali diri Anda. Para peserta bukan datang untuk melihat Anda tampil; mereka datang untuk mempelajari materinya. Para calon pelatih itu tidak datang untuk memeriksa Anda atau menunggu-nunggu kapan Anda melakukan kesalahan. Yang lebih mungkin, mereka ingin Anda berhasil karena itu berarti pelatihan yang menarik bagi mereka, dan sebagai pembelajar dewasa, mereka akan menerima informasi yang relevan dan dapat diterapkan.

Jadikan gaya pelatihan Anda bermakna

Penampilan Anda – bahasa tubuh

Bahasa tubuh Anda akan memberi tahu peserta apakah Anda dalam keadaan rileks, nyaman menangani materi pelatihan, dan siap dengan semua bahan. Anda dapat mengatasi semua hambatan jika Anda sudah bersiap, jika Anda menarik napas dalam-dalam dan menyambut orang dengan benar, menatap mata mereka, tersenyum dan membuat semua orang merasa diterima dan nyaman. Perlihatkan bahwa Anda senang memimpin pelatihan dan bahwa Anda siap menjalankan kegiatan seharian bersama mereka.

Kenakan pakaian yang nyaman dan sesuai, tanpa pernak-pernik yang terlalu mencolok. Berdirilah tegak dengan posisi tangan di samping, terbuka dan rileks. Jangan masukkan tangan ke dalam saku, jangan terlalu banyak bergerak tanpa maksud. Jangan sampai kehilangan kontak mata dengan para peserta. Hindari menatap terlalu lama pada slide presentasi atau alat bantu visual lainnya. Selalu pandang mata orang saat Anda berbicara kepada kelompok dan mendengarkan individu.

Bagaimana mengatur suara Anda – nada suara

Bicaralah sedikit lebih keras agar dapat didengar hingga ke belakang. Anda harus terdengar percaya diri dan asertif. Gunakan keheningan secara bijak. Jangan takut akan keadaan hening, justru manfaatkan keheningan. Diamlah sejenak untuk memberi waktu para peserta mencerna hal-hal yang Anda katakan atau untuk menjawab pertanyaan yang Anda berikan.

Variasikan suara Anda dalam hal kecepatan dan nadanya sehingga Anda tidak terdengar serupa setiap saat. Jangan terlalu cepat berbicara karena orang yang bicaranya seperti kereta api akan membuat pendengar kelelahan. Lagipula, pembicara seperti ini akan terkesan gugup atau tidak sabar sehingga orang segan bertanya.

Cobalah untuk tidak menggunakan ‘suara pelatih’. Bicaralah dengan gaya alami percakapan, seperti Anda sedang berbincang dengan orang yang Anda kenal. Jika Anda terlihat dan terdengar antusias dan berminat pada materi pelatihan, para peserta akan lebih mudah untuk ikut tertarik.

Perkataan Anda

Usahakan agar Anda terdengar percaya diri dan yakin, ucapan Anda juga harus jelas.

Berbicaralah secara positif dan antusias.

Tidak perlu meminta maaf jika tidak perlu – terlalu banyak meminta maaf malah akan membuat Anda kehilangan kredibilitas, bukan mendapat simpati.

Ceritakan anekdot pribadi yang relevan yang menarik untuk menggambarkan poin tertentu atau menyampaikan humor.

Usahakan untuk menghindari jargon, singkatan, dan istilah yang kurang dipahami sebagian besar peserta.

Menutup pelatihan

Sesi penutup seharusnya menutup sebuah pelatihan dengan benar dalam suasana yang hangat. Sesi penutup harus

• memastikan bahwa harapan telah terpenuhi
• memberikan pengalaman bersama bagi kelompok
• mengevaluasi pengalaman pembelajaran
• meminta umpan balik dan saran untuk perbaikan
• merangkum pencapaian dalam pelatihan dan memperoleh komitmen untuk tindakan ke depannya
• melepas para peserta dengan dorongan semangat.

Cara untuk menindaklanjuti setelah pelatihan

• Mengirim pesan untuk tindak lanjut atau mengingatkan mereka melalui email
• Mengambil foto selama pelatihan dan mengirimkannya kepada semua orang
• Meminta koordinator iSIKHNAS untuk menulis artikel berita di situs web iSIKHNAS website dan menggunakan foto yang diambil selama pelatihan
• Tindakan yang diusulkan selama pelatihan dapat ditindaklanjuti
• Kelompok media sosial lokal – What’s App, Facebook, LinkedIn
• Blog atau forum diskusi
• Membagikan video klip pendek di YouTube atau situs web pelatihan iSIKHNAS
• Bertemu dengan peserta untuk menindaklanjuti berbagai persoalan