Wiki Sumber Informasi iSIKHNAS

Peran Koordinator Kabupaten/Kota: Memahami Lebih Dalam

Kepemimpinan

Bertindak sebagai perwakilan, sumber informasi, dan juru bicara sistem di tingkat kabupaten/kota.

• Anda patut bangga dengan peran dan keterlibatan anda dalam penerapan salah satu sistem informasi kesehatan hewan terbaik di dunia. Anda adalah tenaga ahli di tingkat lokal yang paling memenuhi syarat untuk menyampaikan cara kerja, manfaat, dan peningkatan kinerja yang ditawarkan oleh sistem ini untuk membantu staf anda dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
• Citra yang anda tampilkan akan membantu staf anda ikut merasa bangga menjadi pengguna sistem yang aktif.
• Sistem ini hanya akan menjadi kuat apabila didukung sepenuhnya oleh orang-orang yang terlibat di dalamnya, informasi yang mereka sediakan, dan manfaat yang dapat diberikan kepada semua penggunanya.
• Penting artinya untuk selalu memiliki pemahaman terkini mengenai sistem ini dalam konteks kemasyarakatan yang lebih luas; disamping mampu menyampaikan pengetahuan mengenai keamanan dan kepemilikan data, kelebihan sistem, serta meyakinkan berbagai kalangan mengenai privasi data.
• Penting pula untuk senantiasa memiliki informasi terbaru mengenai perkembangan fitur dan standar operasional terkini; informasi ini perlu disampaikan kepada staf anda secara tepat waktu, dengan disertai pemberian kepastian dan bantuan, pada saat beradaptasi dengan fitur dan standar operasional baru.

Menjaga filosofi dan prinsip-prinsip dasar pembuatan iSIKHNAS.

• Anda perlu memahami dan membiasakan diri dengan filosofi dan prinsip-prinsip dasar pembuatan iSIKHNAS.
• Ingatlah:
  • Mereka yang terlibat dalam pelaporan data perlu mendapatkan penghargaan atas kontribusinya kepada sistem.
  • Keterlibatan dalam iSIKHNAS harus dapat meningkatkan, mendukung, dan mempermudah kinerja mereka yang menyediakan laporan dan bekerja melalui sistem ini.
  • Sistem ini tidak boleh membebani pekerjaan sehari-hari penggunanya, tetapi sebaliknya memberikan manfaat yang nyata dan segera untuk pekerjaan mereka.
  • Sistem ini harus dapat memberikan lebih banyak keuntungan sehingga semua pengguna dapat memperoleh manfaatnya.
  • Memberikan pelayanan kepada semua penggunanya kapan saja dibutuhkan; pelayanan ini harus dapat merespon kebutuhan pengguna yang berubah-ubah.
• Jadi, berdasarkan hal-hal tersebut:
  • Pengguna harus selalu mendapatkan dorongan, penghargaan, dan rasa terima kasih; jangan pernah menegur atau membuat mereka merasa dihukum. Kekeliruan dan kesalahpahaman biasanya lebih disebabkan oleh kurangnya pelatihan ketimbang ketidakmampuan.
  • Koordinator perlu memperhatikan dengan seksama bagaimana stafnya merespon serta bereaksi terhadap penggunaan iSIKHNAS, dan apakah mereka dapat memberikan saran untuk meningkatkan sistem ini.

Memastikan pengguna dapat menghubungi dan merujuk kepada anda dengan mudah dan bebas.

• Koordinator perlu memastikan staf dapat menghubungi dirinya dengan mudah untuk menyampaikan pertanyaan, saran atau permasalahan. Anda perlu memastikan bahwa staf mengetahui dan dapat menghubungi nomor telepon genggam anda.
• Pastikan agar staf anda dapat meninggalkan pesan melalui telepon apabila anda tidak dapat dihubungi. Hubungi kembali secepatnya.
• Jika anda sulit untuk dihubungi atau bersikap tidak ramah dan enggan membantu, maka staf anda akan berhenti berusaha menghubungi anda sehingga kepercayaan dan keyakinan mereka kepada anda akan hilang. Hal ini akan berdampak negatif terhadap moral staf anda serta kemauan mereka untuk bekerja sebagai tim maupun tingkat motivasinya.

Berbagi peran koordinasi dengan satu atau lebih staf lain.

• Memiliki setidaknya dua orang koordinator di setiap kabupaten/kota merupakan ide yang baik - dua orang staf senior yang dapat berperan sebagai koordinator. Dengan demikian, dapat dilakukan pembagian tanggung jawab ketika beban pekerjaan tinggi dan memungkinkan salah satu koordinator untuk tidak hadir ketika sakit, cuti, mengikuti pelatihan atau menghadiri rapat.
• Koordinator perlu memantau sistem secara terus menerus dan merespon kesalahan maupun permasalahan administrasi sistem yang muncul. Koordinator juga perlu mengamati data kesehatan hewan yang diterima - memantau laporan prioritas, investigasi penyakit, dan potensi permasalahan lainnya. Tanggung jawab ini dapat memakan banyak waktu sehingga lebih baik jika dilakukan pembagian kerja dengan setidaknya satu orang staf lain agar koordinasi pelayanan tetap konsisten, komprehensif, dan responsif.
• Karena besarnya tanggung jawab yang dimiliki koordinator, akan lebih baik jika staf yang menjadi koordinator dapat mengambil giliran 'bertugas' pada akhir minggu atau di malam hari secara bergantian.

Merespon permintaan laporan data terbaru atau saran untuk membuat perubahan.

• Buatlah agar sistem ini bekerja untuk anda dan kabupaten/kota di mana anda bertugas. Permintaan perubahan, saran untuk peningkatan maupun permasalahan yang muncul di lapangan perlu ditangani dengan cepat serta dikomunikasikan dengan provinsi/regional dan Champions. Sistem ini fleksibel dan dapat merespon kebutuhan di tingkat kabupaten/kota, namun ini hanya dapat berjalan jika Champions mengetahui adanya kebutuhan perubahan, permintaan laporan baru atau permasalahan yang perlu diatasi.
• Peran anda sebagai seorang koordinator adalah mendengarkan staf anda, merespon kebutuhan mereka, dan berupaya meningkatkan sistem ini berdasarkan masukan dari mereka. Staf anda akan menghargai upaya tersebut dan anda akan memperoleh rasa hormat yang lebih besar.

Administrasi dan Pengembangan Pengguna

Mendaftarkan pengguna baru dari Pelsa dan Dinas dengan benar.

• Salah satu tanggung jawab utama dari koordinator kabupaten/kota adalah mendaftarkan pengguna baru ke dalam sistem. Setelah selesai, data pengguna yang didaftarkan akan menjadi dasar penyediaan berbagai fitur yang dibuat khusus untuk pengguna melalui sistem iSIKHNAS. Sebagai contoh, nama pengguna akan ditampilkan pada laporan penyakit resmi sehingga harus berupa nama lengkap dengan ejaan yang benar. Lokasi tempat kerja sehari-hari pengguna yang didaftarkan beserta wilayah kerjanya juga merupakan informasi penting yang menentukan alur informasi dan peringatan. Nomor telepon genggam pengguna merupakan data yang paling penting - setiap pengguna diidentifikasi berdasarkan nomor telepon genggam yang unik.

Merekrut dan melatih pengguna baru dari Pelsa dan Dinas dalam berbagai aspek sistem yang relevan.

• Koordinator memiliki tanggung jawab utama dalam pelatihan staf yang berkelanjutan serta rekrutmen dan pemeliharaan jaringan Pelsa yang kuat.
• Materi yang ekstensif telah disiapkan untuk membantu anda dalam memberikan pelatihan pengenalan tanda-tanda penyakit dan pelaporan iSIKHNAS kepada Pelsa.
• iSIKHNAS merupakan sistem komprehensif yang menyediakan beragam alat bantu untuk memudahkan pelaporan dan analisis data di tingkat kabupaten/kota. Untuk memastikan agar staf tidak merasa kewalahan, sistem ini dibagi menjadi beberapa modul yang lebih kecil berdasarkan fungsi yang berbeda. Tugas anda adalah melatih staf dalam menggunakan modul-modul tersebut; memastikan mereka telah berlatih dan berhasil mengirimkan pesan SMS dengan benar; serta memberikan arahan yang jelas mengenai kapan, bagaimana, dan dalam kondisi apa pesan-pesan SMS tertentu harus digunakan. Materi dan kegiatan pelatihan yang disarankan telah dibuat untuk memudahkan peran anda dalam memberikan pelatihan.
• Kami selalu menyarankan agar anda memulai dari modul umum pelaporan penyakit lapangan sebagai pengantar sistem bagi Pelsa dan staf Dinas. Kemudian anda dapat melanjutkannya dengan memilih modul-modul kunci lainnya sesuai dengan prioritas di kabupaten/kota di mana anda bekerja. Dengan demikian, staf dapat mulai menggunakan sistem secara perlahan-lahan dan sistematis sehingga tugas koordinasi dan pengawasan dapat menjadi lebih mudah.

Memastikan data pengguna selalu diperbarui.

• Data pengguna dikelola oleh koordinator melalui situs web iSIKHNAS pada menu Manage : User details (Pengelolaan : Data Pengguna) dan Manage : User Settings (Pengelolaan : Pengaturan Pengguna).
• Anda perlu melakukan perubahan terhadap data pengguna dari waktu ke waktu. Kami menyarankan pelaksanaan audit rutin untuk memastikan Jenis Pengguna (User Type), Lokasi (Location), dan Area Tanggung Jawab (Area of Responsibility) telah sesuai, serta semua data pengguna selalu diperbarui.
• Kadangkala staf dapat mengalami pemindahan, rotasi atau perubahan tugas. Ingatlah untuk selalu memperbarui data pengguna ketika terjadi perubahan-perubahan seperti ini.
• Anda mungkin ingin mengubah pengaturan ijin penggunaan sistem bagi beberapa pengguna secara individual apabila mereka telah lebih percaya diri atau setelah mengikuti pelatihan.
• Staf perlu diingatkan bahwa mereka perlu menghubungi anda secepatnya apabila telepon genggam miliknya hilang atau nomor teleponnya berubah.

Memfasilitasi atau membantu pelatihan kelompok pengguna tertentu; misalnya rumah pemotongan hewan, bagian produksi, kepolisian atau dinas kesehatan.

• Seiring perkembangan iSIKHNAS, lebih banyak orang dari kelompok pengguna yang berbeda-beda akan ikut terlibat. Sebagai koordinator, anda mungkin harus berhubungan dengan pihak lain seperti pelapor dari rumah pemotongan hewan setempat, staf lapangan di bidang perbibitan dan produksi, atau bahkan aparat kepolisian maupun petugas kesehatan manusia.
• Sebagian besar kelompok pengguna yang spesifik, seperti rumah pemotongan hewan, akan memiliki koordinatornya sendiri dan merupakan hal yang baik untuk menjalin hubungan yang erat dengan perwakilan lokal dalam rangka bertukar gagasan dan umpan balik mengenai upaya untuk memelihara sistem ini.

Mengawasi dan memantau semua pengguna terdaftar di wilayah kerja yang bersangkutan.

• Salah satu tugas yang penting adalah memantau area tanggung jawab pengguna secara terus menerus untuk memastikan agar data yang ada sudah benar, selalu diperbarui, dan dapat segera menunjukkan perubahan personil melalui iSIKHNAS.
• Staf yang dipindahkan ke kabupaten/kota atau provinsi lain harus mendapatkan daerah terdaftar dan area tanggung jawab yang baru. Mereka juga mungkin perlu mendapatkan jenis pengguna yang berbeda. Ini mungkin merupakan tanggung jawab koordinator kabupaten/kota atau provinsi yang baru. Apabila ada kesulitan dalam melakukan hal ini, silakan menghubungi Champions.

Dukungan dan Pemantauan

Memantau daftar pesan (message log) dan memberikan respon yang cepat terhadap suatu permasalahan dengan cara yang mendukung.

• Pesan kesalahan pada sistem dapat dikirimkan kepada anda setiap hari melalui surat elektronik.
• Anda juga dapat melihat daftar kesalahan (error log) melalui situs web dengan membuka menu Reports : Users (Laporan : Pengguna) - Listing of problem SMS messages by user (Daftar kesalahan pesan SMS berdasarkan pengguna).
• Daftar kesalahan ini merupakan alat bantu yang sangat berguna bagi koordinator dan perlu diperiksa setiap hari. Daftar ini mengidentifikasi pengguna yang mungkin mengalami kesulitan dengan format pesan, kode atau data lainnya. Ingat: iSIKHNAS tidak akan menerima pesan SMS dalam format yang tidak tepat - ini dilakukan agar data yang masuk ke sistem bebas dari kesalahan - sehingga pengguna yang membuat kesalahan akan segera mendapatkan pesan jawaban dari sistem untuk membantu mereka mengirim pesan SMS dengan format yang benar. Doronglah staf anda untuk selalu membaca pesan jawaban tersebut karena dapat membantu menghemat waktu, tenaga, dan pulsa.
• Koordinator dapat memperoleh banyak informasi dari kesalahan pengguna - misalnya pelatihan yang tidak memadai, lemahnya pemahaman konsep, atau kurangnya pengetahuan dalam penanganan penyakit; setelah masalahnya dapat teridentifikasi, anda dapat menghubungi pengguna yang bersangkutan untuk memberikan penjelasan yang tepat mengenai kesalahan yang dibuatnya. Respon yang cepat akan menunjukkan besarnya kepedulian anda terhadap staf, data, dan kinerja yang efisien.
• Kesalahan merupakan alat bantu pelatihan yang sangat berguna. Anda dapat melakukan permainan bersama staf anda pada saat pelatihan dan meminta mereka untuk menemukan permasalahan atau memperbaiki kesalahan.
• Pengguna yang sering mengalami kesulitan dalam mengirim pesan SMS mungkin membutuhkan alat bantu khusus ketika bekerja di lapangan - 'kartu pintar' atau 'lembar contekan' yang dapat disimpan di saku untuk membantu mereka.

Merespon umpan balik dan pertanyaan dari pengguna dengan cara yang mendukung dan tepat waktu.

• Setiap pengguna dapat mengirim umpan balik atau pertanyaan berupa teks bebas dengan menggunakan format pesan Q.
• Pesan SMS ini akan diteruskan kepada anda dan penerima lainnya secara otomatis; namun, sebagai koordinator kabupaten/kota, anda bertanggung jawab memantau dan merespon pesan-pesan SMS ini dengan cepat. Anda dapat merespon melalui pesan SMS untuk menyampaikan terima kasih atas gagasan atau umpan balik dari pengguna. Atau anda mungkin ingin menelepon pengguna yang bersangkutan untuk menjawab pertanyaannya.
• Respon anda terhadap pesan-pesan SMS ini akan menunjukkan kepada staf anda bahwa masukan yang mereka berikan akan dihargai dan anda bersedia merespon pertanyaan maupun permasalahan yang disampaikan.

Assist para-vets to respect and support the work of village pelsa

• Pelsa play a really vital role in building good community trust and engagement with the veterinary services. Without Pelsa the system really is completely passive - dinas staff must wait for reports to come in from individual farmers. Most farmers will only report if they feel comfortable doing so, and confident that it will bring a positive (or at least not negative!) outcome.
• Passive farmer reporting is one of the cheapest and most extensive types of surveillance. Vets and some paravets will learn about this in the Field Epi and Surveillance courses which have been designed to support the iSIKHNAS system. Strong community relationships, good communication and trust are the foundation stones of any strong passive farmer reporting system. Pelsa act as a link or conduit between community and the veterinary service, making communication easier for farmers and, now with iSIKHNAS, ensuring greater response from the animal health staff.
• Paravets should be encouraged to get to know their local Pelsa, to talk to them respectfully and patiently and to include them, wherever possible, in any visits within the village. The respect your staff show will very likely spread within the community and the Pelsa will be used more.
• Pelsa will need support, encouragement, periodic refresher training and opportunities to offer treatment solutions to farmers to simple problems that don't require veterinary attention. For that reason, Pelsa can ease the work load of paravets for very mundane or routine problems, leaving more time for more important tasks or cases.
• Remember: Pelsa are the eyes and ears in the field and they can contribute significantly to the strength of iSIKHNAS.
• Coordinators will have to guage what the realistic response rates for Pelsa alerts will be in order to manage expectations and reassure Pelsa so that they can keep their communities informed.

Monitor and evaluate the performance of the team, set goals and priorities for improvement and development

• You should use the output reports in the Reports :Users and :System sections to examine the work of all the data reporters under your supervision to look for ways you can support or improve their work better.
• You and your team can decide how best to use your time and resources efficiently and if there are ways that staff could be encouraged to improve the quality of the service they provide, the efficiency of their work and their overall satisfaction with the work they are doing.
• You may want to think about ways of measuring and rewarding improved work. You know your staff best and what will work to motivate them. Remember: we all like to be recognised for improving the way we do things, or contributing in special ways, or showing initiative and good levels of motivation. Simple rewards and recognition go a long way.

Identify training needs of staff based on monitoring of field reports

• Using the Reports section of the website will help you to identify weaknesses in routine work as well as more specialised activities amongst the staff under your supervision.
• On close examination of the treatments, differential diagnoses and other aspects of their work, it will be evident where more refresher training is required.
• Refresher training doesn't have to take a long time or be planned as a special activity with additional costs. Sometimes it might be possible, for example, to spend half an hour with several paravets discussing particular cases and sharing opinions on how to treat or what samples to take.
• By using iSIKHNAS data your role as coordinator will be greatly supported. Over time you will gain a greater understanding of what your staff do and don't know, where they lack knowledge or experience and where your training budget can be targeted in the coming year.

Reporting

Report technical problems, inadequacies or redundancies immediately to the Champions and Provincial coordinator

• There is no point in keeping your good ideas, suggestions for improvements or any disatisfaction about the system to yourself. It is very important to let other people know. The system has been built to respond to changing needs but change can't occur if users don't speak up.
• Talk ideas over with other staff then tell your provincial coordinator and the Champions if you think that others agree with you and your suggestions really do merit further consideration.
• All ideas and suggestion for improvement are welcome.
• Some may take time to implement, others are perhaps not possible, some may be able to be implemented immediately - the management committee and the Champions will consider all ideas for change.