Wiki Sumber Informasi iSIKHNAS

18. Logistik dan pelaksanaan pelatihan

Sebelum pelatihan

Bangunlah harapan positif mengenai pelatihan.

Untuk melakukannya, Anda dapat

• Mengirimkan informasi kepada peserta sebelum pelatihan
• Menggambar poster yang lucu untuk mengiklankan pelatihan
• Mencari judul yang bagus untuk pelatihan, serta membuat kuesioner dan bahan untuk dibagikan yang menarik
• Mengirim email perkenalan yang bersahabat
• Membuat kuesioner singkat untuk mengetahui tingkat, pengalaman, pelatihan yang pernah diikuti, dan harapan para peserta.

Yang dapat Anda berikan kepada para peserta sebelum pelatihan

Usahakan untuk membuat peserta ingin tahu, bersemangat, dan tertarik sebelum mereka datang ke pelatihan.

• Berikan garis besar pelatihan dan manfaatnya
• Informasi mengenai para pelatih beserta foto
• Permainan asah otak atau teka-teki
• Pertanyaan untuk membuat mereka berpikir
• Tautan ke laman tentang pelatihan
• Kartun yang berkaitan dengan topik
• Informasi yang bersifat logistik
• Daftar siapa saja yang akan hadir
• Kuesioner singkat untuk mengetahui lebih lanjut mengenai para peserta
• Tugas-tugas yang berkaitan dengan pelatihan, yang relevan dengan pekerjaan mereka sehari-hari

NAMUN, jangan ungkapkan terlalu banyak dan berikan informasi yang penuh semangat dan menarik.

Logistik Pelatihan

Jika Anda memegang tanggung jawab untuk semua logistik dalam menjalankan pelatihan, akan ada banyak hal yang harus direncanakan dan diatur. Akan tetapi, hal ini jarang terjadi dan tugas-tugasnya biasa terbagi di antara beberapa orang. Namun sebagai pelatih, Anda sebaiknya memberi perhatian lebih terperinci mengenai pengaturan dan logistik dalam setiap pelatihan yang akan Anda bawakan.

Berikut daftar singkat beberapa pertimbangan logistik utama dalam pelatihan apa pun:

• Tempat dan fasilitas
• Pengaturan ruangan
• Di mana posisi pelatih?
• Peralatan
• Waktu/jadwal
• Logistik
• Pembagian sesi

Pada hari pertama pelatihan

• Siapkan ruangan dan peralatan sejak jauh-jauh hari
  • Jadikan ruangannya nyaman.
  • Gunakan materi yang menarik atau hal-hal ringan untuk memulai pembicaraan jika bisa.
  • Rapi.
  • Siapkan semuanya dengan baik
  • Pastikan semuanya berfungsi dengan baik
  • Tampilkan slide judul

Siap mental

Jika Anda takut berbicara di depan umum atau di depan sekelompok orang, Anda tidak sendiri. Berbicara di hadapan umum atau sekelompok orang sering merupakan ketakutan terbesar banyak orang.

Tips berikut dapat membantu mengatasi perasaan cemas.

• Jangan lupa bahwa Anda sudah tahu materinya. Ingatkan kembali diri Anda bahwa Anda sudah bersiap dengan baik dan sudah memahami materi pelatihan
• Baca seluruh materinya, diskusikan dengan pelatih lain yang pernah menggunakan materi tersebut, dan cobalah beberapa kegiatan yang disarankan jika Anda belum terbiasa.
• Lepaskan ketegangan. Tarik napas dalam-dalam. Bernapaslah dengan diafragma dan ingatlah untuk mengembuskan seluruh napas. Olahraga teratur juga dapat membantu karena energi yang tidak terpakai dapat muncul sebagai perasaan cemas.
• Berlatih. Praktikkan terus-menerus sejumlah pelajarannya sampai Anda merasa nyaman menanganinya.
• Pikirkan kembali masalah yang mungkin muncul dan strategi apa yang Anda miliki untuk mengatasinya.
• Tentukan beberapa kalimat pertama yang akan diucapkan sehingga Anda tidak berpikir lagi selama beberapa detik pertama.
• Jangan beri tahu peserta bahwa Anda merasa gugup.
• Kenali ruangan pelatihan dan peralatan Anda. Coba dahulu peralatan audio dan visual sebelum pelatihan. Pastikan bahwa alat bantu pengajaran seperti kertas, pinsil, flip chart, selotip, dll. sudah disiapkan dalam jumlah yang memadai.
• Kenali para pesertanya. Cari tahu dari daerah manakah asal para peserta, bahasa asli mereka, dan pelajari beberapa kata dan istilah penting. Sambut dan ajak bicara mereka saat mereka tiba untuk sesi pelatihan.
• Yakinkan kembali diri Anda. Para peserta bukan datang untuk melihat Anda tampil; mereka datang untuk mempelajari materinya. Para calon pelatih itu tidak datang untuk memeriksa Anda atau menunggu-nunggu kapan Anda melakukan kesalahan. Yang lebih mungkin, mereka ingin Anda berhasil karena itu berarti pelatihan yang menarik bagi mereka, dan sebagai pembelajar dewasa, mereka akan menerima informasi yang relevan dan dapat diterapkan.

Jadikan gaya pelatihan Anda bermakna

Penampilan Anda – bahasa tubuh

Bahasa tubuh Anda akan memberi tahu peserta apakah Anda dalam keadaan rileks, nyaman menangani materi pelatihan, dan siap dengan semua bahan. Anda dapat mengatasi semua hambatan jika Anda sudah bersiap, jika Anda menarik napas dalam-dalam dan menyambut orang dengan benar, menatap mata mereka, tersenyum dan membuat semua orang merasa diterima dan nyaman. Perlihatkan bahwa Anda senang memimpin pelatihan dan bahwa Anda siap menjalankan kegiatan seharian bersama mereka.

Kenakan pakaian yang nyaman dan sesuai, tanpa pernak-pernik yang terlalu mencolok. Berdirilah tegak dengan posisi tangan di samping, terbuka dan rileks. Jangan masukkan tangan ke dalam saku, jangan terlalu banyak bergerak tanpa maksud. Jangan sampai kehilangan kontak mata dengan para peserta. Hindari menatap terlalu lama pada slide presentasi atau alat bantu visual lainnya. Selalu pandang mata orang saat Anda berbicara kepada kelompok dan mendengarkan individu.

Bagaimana mengatur suara Anda – nada suara

Bicaralah sedikit lebih keras agar dapat didengar hingga ke belakang. Anda harus terdengar percaya diri dan asertif. Gunakan keheningan secara bijak. Jangan takut akan keadaan hening, justru manfaatkan keheningan. Diamlah sejenak untuk memberi waktu para peserta mencerna hal-hal yang Anda katakan atau untuk menjawab pertanyaan yang Anda berikan.

Vary your voice a little in pace and in tone so that you don’t sound the same all the time. Slow down, someone who talks too quickly can be exhausting to be with and they sometimes come across as nervous or impatient which will deter people from asking questions.

Try not to use a ‘training voice’ but rather speak in a natural, conversational style like you are talking to someone you know. Look and sound interested and enthusiastic about your subject and that will immediately help people to feel the same.

What you say

Try to sound as confident and assured as possible and be clear about what you say.

Speak positively and with enthusiasm.

Don’t apologise if you can help it – it will make you lose credibility not win sympathy.

Tell relevant and interesting personal anecdotes to illustrate points or bring in humour.

Try to avoid jargon, acronyms and terminology unfamiliar to most participants.

Bringing a course to a close

The concluding session should bring a proper and warm closure to to any course. It should

• ensure that expectations were met
• provide a shared group experience
• evaluate the learning experience
• request feedback and suggestions for improvement
• summarise the course accomplishments and gain commitment for future action
• send participants off with encouragement.

Ways to follow up after training

• Send people follow up message or reminder by email
• Take photos during the course and send them to people
• Ask the iSIKHNAS coordinator to write up a news story for the iSIKHNAS website and use photos taken during the training
• Actions proposed during the course could be followed up on
• Local social media group – What’s App, Facebook, LinkedIn
• Blog or discussion forum
• Share short video clips on YouTube or the iSIKHNAS training website
• Meeting with participants to follow up on issues