District coordinators - in more detail/id

Peran Koordinator Kabupaten/Kota: Memahami Lebih Dalam

Kepemimpinan

Bertindak sebagai perwakilan, sumber informasi, dan juru bicara sistem di tingkat kabupaten/kota.

• Anda patut bangga dengan peran dan keterlibatan anda dalam penerapan salah satu sistem informasi kesehatan hewan terbaik di dunia. Anda adalah tenaga ahli di tingkat lokal yang paling memenuhi syarat untuk menyampaikan cara kerja, manfaat, dan peningkatan kinerja yang ditawarkan oleh sistem ini untuk membantu staf anda dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
• Citra yang anda tampilkan akan membantu staf anda ikut merasa bangga menjadi pengguna sistem yang aktif.
• Sistem ini hanya akan menjadi kuat apabila didukung sepenuhnya oleh orang-orang yang terlibat di dalamnya, informasi yang mereka sediakan, dan manfaat yang dapat diberikan kepada semua penggunanya.
• Penting artinya untuk selalu memiliki pemahaman terkini mengenai sistem ini dalam konteks kemasyarakatan yang lebih luas; disamping mampu menyampaikan pengetahuan mengenai keamanan dan kepemilikan data, kelebihan sistem, serta meyakinkan berbagai kalangan mengenai privasi data.
• Penting pula untuk senantiasa memiliki informasi terbaru mengenai perkembangan fitur dan standar operasional terkini; informasi ini perlu disampaikan kepada staf anda secara tepat waktu, dengan disertai pemberian kepastian dan bantuan, pada saat beradaptasi dengan fitur dan standar operasional baru.

Menjaga filosofi dan prinsip-prinsip dasar pembuatan iSIKHNAS.

• Anda perlu memahami dan membiasakan diri dengan filosofi dan prinsip-prinsip dasar pembuatan iSIKHNAS.
• Ingatlah:
  • Mereka yang terlibat dalam pelaporan data perlu mendapatkan penghargaan atas kontribusinya kepada sistem.
  • Keterlibatan dalam iSIKHNAS harus dapat meningkatkan, mendukung, dan mempermudah kinerja mereka yang menyediakan laporan dan bekerja melalui sistem ini.
  • Sistem ini tidak boleh membebani pekerjaan sehari-hari penggunanya, tetapi sebaliknya memberikan manfaat yang nyata dan segera untuk pekerjaan mereka.
  • Sistem ini harus dapat memberikan lebih banyak keuntungan sehingga semua pengguna dapat memperoleh manfaatnya.
  • Memberikan pelayanan kepada semua penggunanya kapan saja dibutuhkan; pelayanan ini harus dapat merespon kebutuhan pengguna yang berubah-ubah.
• Jadi, berdasarkan hal-hal tersebut:
  • Pengguna harus selalu mendapatkan dorongan, penghargaan, dan rasa terima kasih; jangan pernah menegur atau membuat mereka merasa dihukum. Kekeliruan dan kesalahpahaman biasanya lebih disebabkan oleh kurangnya pelatihan ketimbang ketidakmampuan.
  • Koordinator perlu memperhatikan dengan seksama bagaimana stafnya merespon serta bereaksi terhadap penggunaan iSIKHNAS, dan apakah mereka dapat memberikan saran untuk meningkatkan sistem ini.

Memastikan pengguna dapat menghubungi dan merujuk kepada anda dengan mudah dan bebas.

• Koordinator perlu memastikan staf dapat menghubungi dirinya dengan mudah untuk menyampaikan pertanyaan, saran atau permasalahan. Anda perlu memastikan bahwa staf mengetahui dan dapat menghubungi nomor telepon genggam anda.
• Pastikan agar staf anda dapat meninggalkan pesan melalui telepon apabila anda tidak dapat dihubungi. Hubungi kembali secepatnya.
• Jika anda sulit untuk dihubungi atau bersikap tidak ramah dan enggan membantu, maka staf anda akan berhenti berusaha menghubungi anda sehingga kepercayaan dan keyakinan mereka kepada anda akan hilang. Hal ini akan berdampak negatif terhadap moral staf anda serta kemauan mereka untuk bekerja sebagai tim maupun tingkat motivasinya.

Berbagi peran koordinasi dengan satu atau lebih staf lain.

• Memiliki setidaknya dua orang koordinator di setiap kabupaten/kota merupakan ide yang baik - dua orang staf senior yang dapat berperan sebagai koordinator. Dengan demikian, dapat dilakukan pembagian tanggung jawab ketika beban pekerjaan tinggi dan memungkinkan salah satu koordinator untuk tidak hadir ketika sakit, cuti, mengikuti pelatihan atau menghadiri rapat.
• Koordinator perlu memantau sistem secara terus menerus dan merespon kesalahan maupun permasalahan administrasi sistem yang muncul. Koordinator juga perlu mengamati data kesehatan hewan yang diterima - memantau laporan prioritas, investigasi penyakit, dan potensi permasalahan lainnya. Tanggung jawab ini dapat memakan banyak waktu sehingga lebih baik jika dilakukan pembagian kerja dengan setidaknya satu orang staf lain agar koordinasi pelayanan tetap konsisten, komprehensif, dan responsif.
• Karena besarnya tanggung jawab yang dimiliki koordinator, akan lebih baik jika staf yang menjadi koordinator dapat mengambil giliran 'bertugas' pada akhir minggu atau di malam hari secara bergantian.

Merespon permintaan laporan data terbaru atau saran untuk membuat perubahan.

• Buatlah agar sistem ini bekerja untuk anda dan kabupaten/kota di mana anda bertugas. Permintaan perubahan, saran untuk peningkatan maupun permasalahan yang muncul di lapangan perlu ditangani dengan cepat serta dikomunikasikan dengan provinsi/regional dan Champions. Sistem ini fleksibel dan dapat merespon kebutuhan di tingkat kabupaten/kota, namun ini hanya dapat berjalan jika Champions mengetahui adanya kebutuhan perubahan, permintaan laporan baru atau permasalahan yang perlu diatasi.
• Peran anda sebagai seorang koordinator adalah mendengarkan staf anda, merespon kebutuhan mereka, dan berupaya meningkatkan sistem ini berdasarkan masukan dari mereka. Staf anda akan menghargai upaya tersebut dan anda akan memperoleh rasa hormat yang lebih besar.

Administrasi dan Pengembangan Pengguna

Mendaftarkan pengguna baru dari Pelsa dan Dinas dengan benar.

• Salah satu tanggung jawab utama dari koordinator kabupaten/kota adalah mendaftarkan pengguna baru ke dalam sistem. Setelah selesai, data pengguna yang didaftarkan akan menjadi dasar penyediaan berbagai fitur yang dibuat khusus untuk pengguna melalui sistem iSIKHNAS. Sebagai contoh, nama pengguna akan ditampilkan pada laporan penyakit resmi sehingga harus berupa nama lengkap dengan ejaan yang benar. Lokasi tempat kerja sehari-hari pengguna yang didaftarkan beserta wilayah kerjanya juga merupakan informasi penting yang menentukan alur informasi dan peringatan. Nomor telepon genggam pengguna merupakan data yang paling penting - setiap pengguna diidentifikasi berdasarkan nomor telepon genggam yang unik.

Merekrut dan melatih pengguna baru dari Pelsa dan Dinas dalam berbagai aspek sistem yang relevan.

• Koordinator memiliki tanggung jawab utama dalam pelatihan staf yang berkelanjutan serta rekrutmen dan pemeliharaan jaringan Pelsa yang kuat.
• Materi yang ekstensif telah disiapkan untuk membantu anda dalam memberikan pelatihan pengenalan tanda-tanda penyakit dan pelaporan iSIKHNAS kepada Pelsa.
• iSIKHNAS merupakan sistem komprehensif yang menyediakan beragam alat bantu untuk memudahkan pelaporan dan analisis data di tingkat kabupaten/kota. Untuk memastikan agar staf tidak merasa kewalahan, sistem ini dibagi menjadi beberapa modul yang lebih kecil berdasarkan fungsi yang berbeda. Tugas anda adalah melatih staf dalam menggunakan modul-modul tersebut; memastikan mereka telah berlatih dan berhasil mengirimkan pesan SMS dengan benar; serta memberikan arahan yang jelas mengenai kapan, bagaimana, dan dalam kondisi apa pesan-pesan SMS tertentu harus digunakan. Materi dan kegiatan pelatihan yang disarankan telah dibuat untuk memudahkan peran anda dalam memberikan pelatihan.
• Kami selalu menyarankan agar anda memulai dari modul umum pelaporan penyakit lapangan sebagai pengantar sistem bagi Pelsa dan staf Dinas. Kemudian anda dapat melanjutkannya dengan memilih modul-modul kunci lainnya sesuai dengan prioritas di kabupaten/kota di mana anda bekerja. Dengan demikian, staf dapat mulai menggunakan sistem secara perlahan-lahan dan sistematis sehingga tugas koordinasi dan pengawasan dapat menjadi lebih mudah.

Ensure user details are up to date

• User details are managed by coordinators through the iSIKHNAS website Manage : User details and Manage : User Settings.
• From time to time you will need to change user details. We suggest doing a regular audit of the staff details to make sure every individual is assigned correctly in terms of User Type, Location, Area of Responsibility and that their details are up to date.
• Sometimes staff will move, be rotated or change roles. Remember to up-date details as the changes occur.
• You may wish to reconfigure the individual user permissions for some users as they become more confident or attend further training.
• Staff should be reminded that they need to contact you immediately if they lose their telephone, or if their phone number changes.

Facilitate or assist training of specific user groups such as abattoir, production, police or health department, for example

• As iSIKHNAS grows more people and different types of users will become involved. As coordinator, you may have to be in conctact with local abattoir reporters, field staff who work in breeding and production and even police and human health workers.
• Most specialist groups will have their own coordinators, just as the abattoirs do, and it will always be good to keep in touch with the local representatives to share ideas and feedback on ways to keep the system strong.

Supervise and monitor all registered users in their area of responsibility

• One very important job will be to constantly monitor users' assigned areas of responsibility to ensure they are correct and up to date at all times and that any changes in staffing are immediately reflected in iSIKHNAS.
• Staff who move to other districts or provinces will have to be assigned a new registered area and reassigned a new area of responsibility. They may also need to be assigned as a different user type. The new district or provincial coordinator may have to do this. If there is any difficulty in doing this then contact the Champions.

Support and monitoring

Monitor the message log and respond quickly to problems in a supportive manner

• An error log message can be emailed to you daily.
• It is also possible to see the error log on the website by visiting the Reports : Users section - Listing of problem SMS messages by user
• The error log is a very useful tool for coordinators and should be referred to each day. It identifies users who are having problems with incorrect message formats, codes and other data. Remember: iSIKHNAS will not accept messages which are incorrectly formatted - this is to ensure the data that enters the system is error free - so any users who make mistakes are immediately sent a message from the system helping them to send the correctly formatted message. Encourage your staff to read these helpful return messages as they will help them to save time, frustration and pulsa.
• Coordinators can learn a great deal from user errors - weaknesses in training; poor understanding of concepts; poor knowledge, in treating disease, for example, and once the problem has been identified you can contact the person and gently and clearly explain where they are going wrong. A quick response from you will show how much you care about your staff, the data and good, efficient work.
• Errors are extremely useful training tools. You can play games with your staff during training and ask them to correct the errors or find the problem.
• Users who have frequent problems sending messages may need special tools to help them in the field - 'smart cards' or 'cheat sheets' to keep in their pockets if they don't feel confident about using their phone confidently.

Respond to feedback and questions from users in a timely and supportive manner

• Any user can send freetext feedback or questions using the Q message format.
• These messages will be forwarded to you and others automatically but it is your responsibility as district coordinator to monitor and respond to these messages quickly. Your response could be by SMS, thanking the person for their ideas or feedback. Or you may wish to telephone the user to answer their question.
• Your response to these messages will demonstrate to staff that you value their input, and are responsive to their questions or problems.

Assist para-vets to respect and support the work of village pelsa

• Pelsa play a really vital role in building good community trust and engagement with the veterinary services. Without Pelsa the system really is completely passive - dinas staff must wait for reports to come in from individual farmers. Most farmers will only report if they feel comfortable doing so, and confident that it will bring a positive (or at least not negative!) outcome.
• Passive farmer reporting is one of the cheapest and most extensive types of surveillance. Vets and some paravets will learn about this in the Field Epi and Surveillance courses which have been designed to support the iSIKHNAS system. Strong community relationships, good communication and trust are the foundation stones of any strong passive farmer reporting system. Pelsa act as a link or conduit between community and the veterinary service, making communication easier for farmers and, now with iSIKHNAS, ensuring greater response from the animal health staff.
• Paravets should be encouraged to get to know their local Pelsa, to talk to them respectfully and patiently and to include them, wherever possible, in any visits within the village. The respect your staff show will very likely spread within the community and the Pelsa will be used more.
• Pelsa will need support, encouragement, periodic refresher training and opportunities to offer treatment solutions to farmers to simple problems that don't require veterinary attention. For that reason, Pelsa can ease the work load of paravets for very mundane or routine problems, leaving more time for more important tasks or cases.
• Remember: Pelsa are the eyes and ears in the field and they can contribute significantly to the strength of iSIKHNAS.
• Coordinators will have to guage what the realistic response rates for Pelsa alerts will be in order to manage expectations and reassure Pelsa so that they can keep their communities informed.

Monitor and evaluate the performance of the team, set goals and priorities for improvement and development

• You should use the output reports in the Reports :Users and :System sections to examine the work of all the data reporters under your supervision to look for ways you can support or improve their work better.
• You and your team can decide how best to use your time and resources efficiently and if there are ways that staff could be encouraged to improve the quality of the service they provide, the efficiency of their work and their overall satisfaction with the work they are doing.
• You may want to think about ways of measuring and rewarding improved work. You know your staff best and what will work to motivate them. Remember: we all like to be recognised for improving the way we do things, or contributing in special ways, or showing initiative and good levels of motivation. Simple rewards and recognition go a long way.

Identify training needs of staff based on monitoring of field reports

• Using the Reports section of the website will help you to identify weaknesses in routine work as well as more specialised activities amongst the staff under your supervision.
• On close examination of the treatments, differential diagnoses and other aspects of their work, it will be evident where more refresher training is required.
• Refresher training doesn't have to take a long time or be planned as a special activity with additional costs. Sometimes it might be possible, for example, to spend half an hour with several paravets discussing particular cases and sharing opinions on how to treat or what samples to take.
• By using iSIKHNAS data your role as coordinator will be greatly supported. Over time you will gain a greater understanding of what your staff do and don't know, where they lack knowledge or experience and where your training budget can be targeted in the coming year.

Reporting

Report technical problems, inadequacies or redundancies immediately to the Champions and Provincial coordinator

• There is no point in keeping your good ideas, suggestions for improvements or any disatisfaction about the system to yourself. It is very important to let other people know. The system has been built to respond to changing needs but change can't occur if users don't speak up.
• Talk ideas over with other staff then tell your provincial coordinator and the Champions if you think that others agree with you and your suggestions really do merit further consideration.
• All ideas and suggestion for improvement are welcome.
• Some may take time to implement, others are perhaps not possible, some may be able to be implemented immediately - the management committee and the Champions will consider all ideas for change.