Pedoman Pelatihan dan Fasilitasi

Revisi per 24 Agustus 2014 17.09 oleh Hendrayatna (bicara | kontrib)

Program yang disarankan untuk pelatihan tingkat kabupaten

Persiapan pada saat kedatangan

Para koordinator baru tingkat kabupaten diharuskan untuk menyiapkan pelatihan staf bersama-sama dngan koordinator tingkat provinsi dan pengguna yang sudah berpengalaman seperti pengelola iSIKHNAS atau koordinator yang berkunjung dari daerah aktif iSIKHNAS.

  • Staf harus didaftarkan terlebih dahulu untuk menggunakan sistem sebelum pelatihan dimulai guna menghindari terbuangnya waktu dalam proses pendaftaran. Pendaftaran di situs web seharusnya mencakup,
    • Nomor ponsel dan email
    • Tempat kerja terdaftar sampai ke tingkat desa. Infrastruktur juga dapat ditambahkan sebagai tempat kerja, bila diinginkan
    • Jenis pengguna perlu ditetapkan dengan hati-hati karena beragam izin bergantung pada jenis pengguna
    • Daerah tanggung jawabnya sudah ditetapkan
    • Izin sudah ditetapkan
    • Pemicu pemberitahuan sudah ditetapkan
  • Infrastruktur sudah diperiksa dan dimasukkan apabila belum terdaftar – RPH, kantor dinas, laboratorium, dan lain-lain
  • Kode lokasi di daerah bersangkutan sudah diperiksa – nama, kecamatan, kabupaten. Jika perlu penyesuaian, catat untuk diganti di kemudian hari – ketika antarmukanya sudah dapat menangani perubahan semacam itu. Daftar kode lokasi setempat seharusnya sudah dibuat dan dicetak untuk pelatihan staf. Lihat lampiran
  • Obat yang digunakan di Kabupaten sudah dibandingkan dengan daftar obat iSIKHNAS. Daftar setempat yang dibuat menggunakan Wiki, sudah disalin ke Excel dan disunting. Dicetak sebelum pelatihan.
  • Diskusi mengenai protokol, prosedur operasi standar, pengambilan keputusan, tanggung jawab, dan lain-lain.
  • Pemantauan – pencatatan kesalahan, kinerja pengguna, tingkat tanggapan, tindak lanjut kasus, kekurangan dalam komunikasi dan pengambilan keputusan, layanan bantuan, pengalihan pertanyaan.

Rapat perkenalan dengan staf senior dan Kepala Dinas

Disarankan minimal 4 jam

  • Perkenalan dan ucapan terima kasih
  • Pengantar iSIKHNAS
    • Sejarah dan perkembangan sistem,
    • Prinsip-prinsip pendirian, sasaran, filosofi,
    • peran dan tanggung jawab staf/pengguna – pengantar mengenai jenis pengguna, termasuk pelsa
    • Pentingnya layanan dan komunikasi yang baik, serta hubungan yang sangat positif dengan masyarakat
    • Fungsi-fungsi, akses informasi
    • berbagai alat – situs web (www.isikhnas.com), email, aplikasi, pesan instan/IM (pencatatan data, obrolan dan berbagi foto melalui program pesan instan berbasis internet), XM (pencatatan dan penyampaian data melalui Excel dan email)
    • model manajemen,
    • visi untuk masa depan
  • Presentasi video tentang bidang minat utama bagi para staf
  • Keluaran
  • Administrasi
    • manajemen,
    • pengawasan,
    • pemantauan dengan menggunakan data, alat, keluaran,
    • kesepakatan mengenai strategi adopsi – komponen mana saja yang harus didahulukan dan rencana peluncuran di dalam kabupaten untuk tujuan khusus

Model pelatihan yang disarankan

Durasi yang disarankan

  • Setengah hari: Pengantar umum mengenai iSIKHNAS dan cara kerjanya
  • Kira-kira setengah hari untuk setiap kumpulan pesan beserta latihannya
  • Setengah hari: Kajian dan evaluasi

Model dasar untuk pelatihan pesan SMS

  • Siapkan sebelum dimulainya pelatihan
    • Siapkan alat penilaian skor pelatihan dengan nama-nama peserta
  • Model pelatihan untuk setiap kumpulan pesan
    • Presentasi kumpulan pesan: Tampilkan video dan diskusikan
    • Perlihatkan tujuan utama/nilai pentingnya
    • Siapa saja yang bertanggung jawab/terlibat dalam menggunakan kumpulan pesan tersebut
  • Model pelatihan untuk setiap pesan individual dalam sebuah kumpulan pesan
    • Presentasi secara kontekstual mengenai fungsi dan tujuan/peran pesan tersebut
    • Presentasi: Format pesan
      • Aturan guna memastikan format yang benar – koma, spasi, urutannya
      • Bagian pesan yang wajib dan opsional
      • Urutan dalam pesan, jika dimungkinkan, untuk lebih dari satu entri
      • Tentukan Kode yang diperlukan
    • Demonstrasi: Skenario kelas secara terbuka untuk mengirimkan pesan uji
    • Praktik secara terkendali: Tampilkan tanggapan pada ponsel untuk memeriksa dan menegaskan
    • Praktik dengan kendali yang dikurangi: berikan beberapa skenario contoh pada kartu
  • Pengembangan keterampilan khusus
    • Tanda vs Sindrom vs Daftar penyakit dan Diagnosis diferensial vs “opini”
      • Semua staf Pelsa dan Dinas (dengan menggunakan contoh dan daftar tanda yang sudah dipilih dengan tepat). Kegiatan pengenalan tanda dan pencocokan kode dengan menggunakan slide foto bernomor dan klip video yang dipilih secara khusus. Peserta memasangkan kode dengan nomor foto pada selembar kertas selagi slide foto dijalankan. Diskusikan jawaban/tukar kertas jawaban dengan peserta di samping, kemudian jalankan lagi slide foto sambil dijawab bersama untuk berbagi ide. Jalankan lagi slide foto untuk keseluruhan kelas untuk bersepakat mengenai tanda dan kode.
      • Pengenalan penyakit dan diagnosis diferensial

Sumber daya/peralatan yang diperlukan untuk pelatihan

  • Sambungan internet baik berupa Wifi atau sambungan kabel telepon
  • Proyektor
  • File dan dokumen yang diperlukan – powerpoint, file foto, kartu skenario, video
  • Flash disk/USB disk
  • Setidaknya satu komputer laptop
  • Mikrofon / pengeras suara jika dimungkinkan
  • Papan tulis, spidol, dan penghapus/Kertas plano, klip besar, dan pen
  • Kartu/kertas kosong
  • Daftar nama peserta
  • Kertas dan pen untuk menulis bagi para peserta
  • Kartu pintar/panduan pengguna bagi para peserta
  • Kegiatan pengenalan tanda dan pencocokan kode dengan menggunakan slide foto bernomor. Peserta memasangkan kode dengan nomor foto pada selembar kertas selagi slide foto dijalankan. Diskusikan jawaban/tukar kertas jawaban dengan peserta di samping, kemudian jalankan lagi slide foto sambil dijawab bersama untuk berbagi ide. Jalankan lagi slide foto untuk keseluruhan kelas untuk bersepakat mengenai tanda dan kode.
  • Daftar kode yang dicetak
    • Sindrom prioritas
    • Kode tanda umum
    • Kode penyakit
    • Kode obat
    • Kode lokasi untuk daerah yang bersangkutan
  • Kartu skenario yang sudah dicetak dengan kumpulan pesan berikut disertai penyesuaian yang telah dilakukan untuk memastikan bahwa identitas lokasi dan kasus sudah akurat untuk daerah yang sedang dilatih.
    • Laporan penyakit: U dan P
    • Laporan tanggapan penyakit: R, OB, LAB dan PK
    • Fungsi administrasi: LOK, H, N, D,
    • Fungsi permintaan data (query) sistem: CKL, CKO, CKP, CKT, LAPD, LAPK, KODE, [Kode pesan], Q
    • Investigasi penyakit (PDSR): AI, SRAB, LTL
    • Laporan RPH: RP
    • Laporan lalu lintas: LSK, SK, VSK, KSK
    • Kegiatan khusus: SUR, VAK, POP
    • Laporan inseminasi: rangkaian IB
  • Alat penilaian skor untuk kompetisi pelatihan {opsional}
  • Pedoman fasilitator – agenda, daftar periksa, poin-poin pelatihan tentang pesan, penyiapan kegiatan, dll.
  • Kartu pintar
  • Hadiah
  • Video pelatihan

 

Contoh jadwal pelatihan

Hanya indikatif: Bergantung pada kumpulan pesan yang disetujui untuk diperkenalkan dalam pelatihan induksi

DAY 1

  • 08.00-08.30 Opening
  • 08.30-09.00 Training overview and staff introductions
  • 09.00-09.30 General introduction to ISIKHNAS, Coordination, administration, User types; roles and responsibilities compared
  • 09.30-10.00 iSIKHNAS SMS Reporting 101: How the system works, Areas of responsibility, Unique case IDs
  • 10.00-10.15 COFFEE BREAK
  • 10.00-12.00 How the message formats work – the ‘rules’ for reading them, Sending a message, receiving a reply, Correct data, codes, SMS messages U, P(and PNEG for Pelsa) - presentation, demonstration and practice
  • 12.00-13.00 LUNCH
  • 13.00-14.15 SMS query messages for CKL,DKL,LOK – presentation, demonstration and practice
  • 14.15-14.30 COFFEE BREAK
  • 14.30-17.00 SMS R,OB,PK,LAB - presentation, demonstration and practice

DAY 2

  • 08.00-09.00 Review U,P,R,PNEG, OB, LAB, PK. Scenario card game – controlled practice and review
  • 09.00-10.00 SMS for Special Activities - POP, SURV, VAK – presentation, demonstration and practice
  • 10.00-10.15 COFFEE BREAK
  • 10.15-12.00 SMS for Movement – LSK, SK, VSK, KSK – presentation, and demonstration
  • 12.00-13.00 LUNCH BREAK
  • 13.00-15.00 SMS for movement – practice with scenario activity cards Or Competitive activity to practice all new messages
  • 15.00-15.15 COFFEE BREAK
  • 15.15-16.00 Review, comprehension check and discussion.

DAY 3

  • 08.00-09.00 Review
  • 09.00-10.00 Good relations, good communication, providing additional service, SMS case queries LAPD,LAPK.
  • 10.00-10.15 COFFEE BREAK
  • 10.15-12.00 Scenario card competition
  • 12.00-13.00 LUNCH BREAK
  • 13.00-14.30 Question time. Where to get help. Resources
  • 15.00-15.30 Evaluation
  • 15.30-15.45 COFFEE BREAK
  • 15.00-15.30 Closing ceremony

Final meeting with senior staff and Kepala dinas

Wrap up regarding administration, operating procedures, internal policy, standard operating procedures and outcomes from training.

  • Thanks to all participants, senior staff, kepala dinas etc for their participation and cooperation
  • Staff feedback from the training.
  • Changes required/requested in response to training
  • Identify parts that still aren't clear, those topics that were difficult, which activities worked and which didn't
  • What they thought of the materials
  • Discussion about issues raised during training. Problems, confusions clarified.
  • Policy issues of significance
    • Movement
    • Drugs – traditional, non-registered can be added, later to be able to be searched by components etc
    • Location codes – future changes will be able to be made via website by provincial and kabupaten coordinators
    • Additional data usually recorded but not being captured
    • Procedures for communicating changes, updates, etc
  • Outputs
    • Reports through the web interface
    • Emailed reports
    • Requesting new outputs
    • Downloading data to use in Excel or other software
    • Mapping – to come soon
  • Where to go for help and advice and to give feedback
    • Resources – web, wiki, apps, chat, xm
    • Human expertise – coordinators, champions
  • Support training to come in the future to help staff strengthen their skills in various important areas
    • Disease investigation with emphasis on examination skills, signs recognition, diagnostic process, determining appropriate lab work necessary and recommended treatments
    • Field Epi and Surveillance for para-vets, and vets
    • Budget Advocacy
    • Data analysis for decision makers
    • GIS
  • Feedback welcome at all times. The system is for all users and the guiding philosophy is that iSIKHNAS should provide a useful service to ALL users at ALL levels.
Diperoleh dari "http://wiki.isikhnas.com/index.php?title=Training_and_Facilitation_Guide/id&oldid=5761"