District coordinators/id

Peran Koordinator Kabupaten/Kota: Memahami Lebih Dalam

Kepemimpinan

Bertindak sebagai perwakilan, sumber informasi, dan juru bicara sistem di tingkat kabupaten/kota.

• Anda patut merasa bangga terhadap peranan dan keterlibatan anda dalam salah satu sistem informasi kesehatan hewan terbaik di dunia. Anda adalah ahli lokal dan seseorang yang paling berkualifikasi untuk berbicara tentang bagaimana cara kerjanya, manfaat yang diciptakan dan peningkatkan pelayanan yang dimungkinkan untuk diberikan oleh staf anda kepada masyarakat sekitar.
• Citra diri yang anda tunjukkan akan membantu staf anda pun merasa bangga menjadi pengguna aktif dari sistem ini.
• Sistem ini adalah sebagik orang-orang yang berkontribusi di dalamnya, informasi yang diberikan dan manfaat yang diberikan kepada seluruh penggunanya.
• Adalah penting untuk tetap mendapatkan informasi mengenai sistem ini dalam konteks masyarakat yang lebih luas juga, dan mampu untuk berbicara tentang keamanan data, kepemilikan data, kekuatan yang dimiliki sistem dan untuk meyakinkan masyarakat mengenai kerahasiaan data.
• Dan penting pula untuk tetap mengikuti perkembangan fitur-fitur baru dan standar operasional dan dengan memberikan staf anda kabar terbaru tepat waktu, keyakinan dan bantuan saat beradaptasi dengan fitur-fitur dan operasional yang baru tersebut.

Menjunjung tinggi falsafah dan prinsip-prinsip yang mendasari iSIKHNAS

• Anda harus mengenali Prinsip falsafah dan prinsip dasar yang menopang iSIKHNAS.
• Ingat
  • mereka yang terlibat dalam pelaporan data patut diberikan penghargaan atas keterlibatannya dalam sistem.
  • Keterlibatan dalam iSIKHNAS seharusnya hanya memperluas, mendukung dan memudahkan tugas dari mereka yang melakukan pelaporan dan bekerja untuk sistem.
  • sistem initidak pernah membebani tugas-tugas normal para pengguna namun akan memberikan manfaat langsung dan terukur bagi pekerjaan mereka.
  • sistem inilebih banyak memberik daripada menerima dari pengguna untuk memastikan bahwa setiap pengguna mendapatkan manfaat dari sistem.
  • memberikan pelayanan kepada seluruh pengguna yang berbeda-beda setiap saat dan bahwa pelayanan ini responsif terhadap perubahan kebutuhan para penggunanya.
• Oleh karena itu, dengan didasari oleh seluruh faktor-faktor di atas
  • Pengguna sebaiknya didorong dan diberikan penghargaan, dipuji dan diberikan ucapan terima kasih, jangan pernah ditegur secara keras maupun dibuat merasa bersalah. Kesalahan dan kesalahpahaman biasanya lebih sering terjadi karena pelatihan yang buruk bukan karena mereka yang tidak kompeten.
  • Para koordinator sebaiknya berpikir hati-hati tentang bagaimana staf mereka menanggapi dan bereaksi terhadap penggunaan iSIKHNAS dan apakah mereka dapat memberikan saran tentang cara-cara meningkatkan sistem ini.

Memastikan pengguna dapat mengakses dan mengacu kepada anda dengan mudah dan bebas

• Koordinator seharusnya membuat staf di bawahnya untuk dapat mengakses mereka dengan mudah terkait seluruh pertanyaan, saran dan permasalahan. Anda perlu untuk memastikan bahwa staf anda mengetahui nomor telepon genggam anda dan mereka didorong untuk menelepon.
• Pastikan staf dapat meninggalkan pesan di telepon genggam anda jika mereka menelepon dan anda tidak dapat dihubungi. Hubungi kembali mereka secepatnya.
• Jika anda sulit dihubungi atau tidak ramah atau tidak membantu, staf akan berhenti menghubungi anda dan anda akan kehilangan kepercayaan serta keyakinan mereka. Hal ini mau tidak mau akan menimbulkan dampak negatif bagi staf anda dan semangat kerja mereka, kesediaan mereka untuk bekerja sebagai satu tim dan tingkat motivasi mereka.

Berbagi peran koordinasi dengan satu orang atau lebih deputi

• Selalu merupakan suatu rencana yang baik untuk memiliki setidaknya dua orang koordinator di tiap Kabupaten/Kota - dua orang staf senior yang mampu menjalani peran sebagai koordinator. Ini berarti tanggung jawab yang ada dapat dibagi selama periode sibuk dan memungkinkan adanya 'waktu senggang' bagi koordinator yang mungkin sedang mengambil cuti sakit, sedang berlibur, pergi untuk menghadiri pelatihan atau rapat.
• Koordinato perlu untuk selalu mengawasi sistem ini dan merespon terhadap kesalahan yang terjadi, permasalahan dan isu-isu dalam administrasi sistem. Mereka juga perlu untuk terhubung dengan data kesehatan hewan yang diinput - untuk mengawasi laporan-laporan yang menjadi prioritas, investigasi penyakit dan potensi permasalahan. Semua ini bisa menjadi pekerjaan purna waktu sehingga adalah masuk akal untuk membaginya dengan orang lain demi memastikan layanan koordinasi yang diberikan konsisten, komprehensif dan responsif.
• Karena tanggung jawab yang menyertai peranan yang dimiliki oleh koordinator, ada baiknya jika seorang koordinator diberikan 'off duty' setiap dua minggu sekali atau di malam hari, misalnya, saat bergantian dengan koordinator yang lain.

Menanggapi permohonan laporan data baru atau saran-saran perubahan

• Buatlah sistem ini bekerja untuk anda dan kabupaten/kota anda. Seluruh permohonan untuk perubahan, saran-saran untuk perbaikan atau isu-isu yang muncul di lapangan hendaknya ditangani dengan segera dan dikomunikasikan kepada provinsi/wilayah dan kemudian kepada para Champions. Sistem ini fleksibel dan responsif terhadap kebutuhan kabupaten/kota tapi hanya jika para Champions menyadari adanya kebutuhan akan perubahan, permohonan untuk laporan baru, suatu masalah yang perlu ditangani.
• Peran anda sebagai koordinator adalah untuk mendengarkan staf anda, menanggapi kebutuhan mereka dan berupaya untuk memperbaiki sistem yang ada sebagai respon terhadap input mereka. Para staf akan menghargai hal ini dan anda akan mendapatkan kehormatan yang lebih besar.

Administrasi dan Pengembangan Pengguna

Daftarkan Pelsa dan pengguna Dinas baru dengan benar

• Salah satu tanggung jawab administratif inti dari koordinator kabupaten/kota adalah untuk mendaftarkan pengguna baru ke dalam sistem. Setelah dilengkapi, rincian pengguna yang dikompilasikan saat pendaftaran akan membentuk dasar bagi sejumlah fitur-fitur khusus dari sistem iSIKHNAS. Nama pengguna akan muncul di laporan-laporan resmi penyakit, misalnya, oleh karena itu, pastikan ejaannya benar berikut penggunaan huruf besarnya. Lokasi yang terdaftar sebagai tempat pengguna biasa bekerja dan wilayah tanggung jawabnya menjadi suatu faktor penentu yang penting utnuk alur informasi dan berita. Nomor telepon selular orang tersebut tentunya merupakan sesuatu yang sangat penting - setiap pengguna diidentifikasi melalui nomor telepon mereka tersebut.

Merekrut dan melatih Pelsa baru dan pengguna Dinas di seluruh aspek sistem ini

• Koordinator memiliki tanggung jawab utama atas pelatihan bagi staf yang sedang berlangsung dan juga atas perekrutan dan pemeliharaan jaringan pelsa yang kuat.
• Pelsa ditawarkan untuk mengikuti pelatihan-pelatihan penghargaan bersamaan dengan pelatihan pelaporan iSIKHNAS dan materi ekstensiftelah dibuat untuk membantu anda dalam menjalankan tugas ini.
• iSIKHNAS adalah sebuah sistem komprehensif yang menawarkan sejumlah alat untuk meringankan beban pelaporan dan analis data di kabupaten/kota. Untuk memastikan agar staf tidak kewalahan, sistem ini telah dibagi ke dalam beberapa modul yang lebih pendek sesuai dengan fungsi yang berbeda-beda. Tugas anda adalah melatih staf dalam penggunaan modul-modul pendek, untuk memastikan mereka mempraktikkan dan berhasil dalam mengirimkan pesan-pesan secara akurat dan memberikan arahan yang jelas mengenai bagaimana, kapan dan pada situasi seperti apa pesan-pesan tersebut digunakan. Materi pelatihan dan usulan aktifitas latihan telah dirancang untuk menyederhanakan peran anda dalam pelatihan.
• Kami selalu merekomendasikan untuk anda mengawali dengan modul pelaporan penyakit umum di lapangan sebagai pengenalan terhadap sistem ini bagi Pelsa dan staf Dinas. Kemudian, sesuai dengan prioritas di kabupaten/kota masing-masing anda dapat memilih modul-modul penting lainnya yang manapun. Dengan demikian, staf diperkenalkan secara perlahan dan sistematis kepada sistem ini dan tugas koordinasi dan pengawasan pun akan menjadi lebih mudah.

Pastikan rincian pengguna adalah informasi terkini

• Rincian pengguna dikelola oleh para koordinator melalui laman iSIKHNAS Atur : Rincian pengguna dan Atur : Pengaturan Pengguna.
• Dari waktu ke waktu anda akan perlu untuk mengganti rincian pengguna. Kami menyarankan untuk melakukan audit reguler terhadap rincian staf guna memastikan bahwa setiap individu terdaftar dengan benar sesuai dengan Jenis Pengguna, Lokasi, Area Tanggung Jawab dan bahwa rincian tentang mereka adalah informasi terkini.
• Terkadang staf berpindah, dirotasi ataupun berganti peran. Ingat selalu untuk memperbarui rinciannya seiring dengan perubahan yang terjadi.
• Anda mungkin ingin mengatur ulang perizinan pengguna individu untuk beberapa orang pengguna seiring dengan bertambahnya kepercayaan diri mereka atau dengan mereka menghadiri pelatihan lebih lanjut.
• Staf hendaknya diingatkan bahwa mereka perlu segera menghubungi anda jika telepon mereka hilang atau jika nomor telepon mereka berubah.

Memfasilitasi atau membantu pelatihan untuk kelompok pengguna tertentu seperti misalnya rumah potong hewan, produksi, polisi atau departemen kesehatan

• Seiring dengan perkembangan iSIKHNAS, lebih banyak orang dan tipe pengguna yang berbeda-beda yang akan ikut terlibat. Sebagai seorang koordinator, anda mungkin harus berhubungan dengan pelapor RPH lokal, staf lapangan yang bekerja di bidang pengembangbiakkan dan produksi dan bahkan dengan polisi dan para pekerja kesehatan manusia.
• Hampir semua kelompok khusus ini akan memiliki koordinator masing-masing, seperti RPH, dan merupakan sesuatu yang baik untuk membina hubungan dengan perwakilan lokal untuk bertukar ide dan umpan balik agar sistem ini tetap kokoh.

Mengawasi dan memonitor seluruh pengguna terdaftar di area tanggung jawabnya masing-masing

• Tugas yang sangat penting adalah untuk secara konsisten mengawasi area tanggung jawab pengguna untuk memastikan kebenarannya dan diperbarui setiap waktu dan bahwa setiap perubahan dalam kepegawaian akan segera terlihat dalam iSIKHNAS.
• Staf yang pindah ke kabupaten/kota atau provinsi lain harus ditugaskan ke area tanggung jawab yang baru dan diberikan area tanggung jawab baru. Mungkin mereka perlu ditugaskan sebagai tipe pengguna yang berbeda. Koordinator kabupaten/kota atau provinsi kemungkinan akan melakukannya. Apabila ada kesulitan dalam melakukan hal ini, hubungi Champions.

Dukungan dan Pengawasan

Monitor catatan pesan dan segera merespon terhadap masalah yang muncul dengan cara yang suportif

• Pesan catatan kesalahan dapat dikirimkan kepada anda melalui email setiap hari.
• Catatan kesalahan juga dapat dilihat di laman dengan mengunnjungi Laporan : Pengguna bagian - Daftar pesan SMS kesalahan oleh pengguna
• Catatan kesalahan adalah perlengkapan yang sangat berguna bagi koordinator dan hendaknya diperhatikan setiap hari. Catatan ini mengidentifikasi pengguna yang menemui masalah dengan format pesan, kode dan data lainnya yang salah. Remember: iSIKHNAS will not accept messages which are incorrectly formatted - this is to ensure the data that enters the system is error free - so any users who make mistakes are immediately sent a message from the system helping them to send the correctly formatted message. Encourage your staff to read these helpful return messages as they will help them to save time, frustration and pulsa.
• Coordinators can learn a great deal from user errors - weaknesses in training; poor understanding of concepts; poor knowledge, in treating disease, for example, and once the problem has been identified you can contact the person and gently and clearly explain where they are going wrong. A quick response from you will show how much you care about your staff, the data and good, efficient work.
• Errors are extremely useful training tools. You can play games with your staff during training and ask them to correct the errors or find the problem.
• Users who have frequent problems sending messages may need special tools to help them in the field - 'smart cards' or 'cheat sheets' to keep in their pockets if they don't feel confident about using their phone confidently.

Respond to feedback and questions from users in a timely and supportive manner

• Any user can send freetext feedback or questions using the Q message format.
• These messages will be forwarded to you and others automatically but it is your responsibility as district coordinator to monitor and respond to these messages quickly. Your response could be by SMS, thanking the person for their ideas or feedback. Or you may wish to telephone the user to answer their question.
• Your response to these messages will demonstrate to staff that you value their input, and are responsive to their questions or problems.

Assist para-vets to respect and support the work of village pelsa

• Pelsa play a really vital role in building good community trust and engagement with the veterinary services. Without Pelsa the system really is completely passive - dinas staff must wait for reports to come in from individual farmers. Most farmers will only report if they feel comfortable doing so, and confident that it will bring a positive (or at least not negative!) outcome.
• Passive farmer reporting is one of the cheapest and most extensive types of surveillance. Vets and some paravets will learn about this in the Field Epi and Surveillance courses which have been designed to support the iSIKHNAS system. Strong community relationships, good communication and trust are the foundation stones of any strong passive farmer reporting system. Pelsa act as a link or conduit between community and the veterinary service, making communication easier for farmers and, now with iSIKHNAS, ensuring greater response from the animal health staff.
• Paravets should be encouraged to get to know their local Pelsa, to talk to them respectfully and patiently and to include them, wherever possible, in any visits within the village. The respect your staff show will very likely spread within the community and the Pelsa will be used more.
• Pelsa will need support, encouragement, periodic refresher training and opportunities to offer treatment solutions to farmers to simple problems that don't require veterinary attention. For that reason, Pelsa can ease the work load of paravets for very mundane or routine problems, leaving more time for more important tasks or cases.
• Remember: Pelsa are the eyes and ears in the field and they can contribute significantly to the strength of iSIKHNAS.
• Coordinators will have to guage what the realistic response rates for Pelsa alerts will be in order to manage expectations and reassure Pelsa so that they can keep their communities informed.

Monitor and evaluate the performance of the team, set goals and priorities for improvement and development

• You should use the output reports in the Reports :Users and :System sections to examine the work of all the data reporters under your supervision to look for ways you can support or improve their work better.
• You and your team can decide how best to use your time and resources efficiently and if there are ways that staff could be encouraged to improve the quality of the service they provide, the efficiency of their work and their overall satisfaction with the work they are doing.
• You may want to think about ways of measuring and rewarding improved work. You know your staff best and what will work to motivate them. Remember: we all like to be recognised for improving the way we do things, or contributing in special ways, or showing initiative and good levels of motivation. Simple rewards and recognition go a long way.

Identify training needs of staff based on monitoring of field reports

• Using the Reports section of the website will help you to identify weaknesses in routine work as well as more specialised activities amongst the staff under your supervision.
• On close examination of the treatments, differential diagnoses and other aspects of their work, it will be evident where more refresher training is required.
• Refresher training doesn't have to take a long time or be planned as a special activity with additional costs. Sometimes it might be possible, for example, to spend half an hour with several paravets discussing particular cases and sharing opinions on how to treat or what samples to take.
• By using iSIKHNAS data your role as coordinator will be greatly supported. Over time you will gain a greater understanding of what your staff do and don't know, where they lack knowledge or experience and where your training budget can be targeted in the coming year.

Reporting

Report technical problems, inadequacies or redundancies immediately to the Champions and Provincial coordinator

• There is no point in keeping your good ideas, suggestions for improvements or any disatisfaction about the system to yourself. It is very important to let other people know. The system has been built to respond to changing needs but change can't occur if users don't speak up.
• Talk ideas over with other staff then tell your provincial coordinator and the Champions if you think that others agree with you and your suggestions really do merit further consideration.
• All ideas and suggestion for improvement are welcome.
• Some may take time to implement, others are perhaps not possible, some may be able to be implemented immediately - the management committee and the Champions will consider all ideas for change.