Factors which affect the smooth running/id

19. Faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran pelatihan

Instruktur harus menguasai faktor-faktor berikut untuk kelancaran pelaksanaan pelatihan:

• Pengelolaan waktu
• Penggunaan alat
• Pengetahuan atau penguasaan materi pelatihan
• Tim pengajar

Pengelolaan waktu

Terdapat banyak hal yang akan dicakup dalam pelatihan jadi tetaplah mengacu pada alokasi waktu yang telah diberikan.

• Mulai dan akhiri tepat waktu;umumnya peserta tidak ingin tinggal berlama-lama melebihi jadwal yang telah ditentukan.
• Berhati-hati untuk tidak memberitahu terlalu banyak cerita atau memberikan terlalu banyak informasi tambahan.
• Ketahui bagaimana cara merampungkan/merangkumkan diskusi.
• Ketahui bagaimana cara menggunakan alat; Jangan membuang waktu yang mestinya digunakan untuk pelatihan hanya untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan alat. Pelajari cara mengunakan alat diruangan pelatihan sebelum pelatihan dimulai akan lebih menghemat waktu. Anda tidak ingin kehilangan waktu dan mengganggu jalannya pelatihan hanya karena anda masih meraba bagaimana cara menggunakan alat.

Tips untuk pengelolaan waktu yang efektif

• Pada saat memulai sesi, buatlah aturan kelas atau kontrak belajar:
  • Terdapat banyak hal untuk dicakup. Instruktur berhak untuk merampungkan diskusi dan melanjutkan ke sesi selanjutnya. Instruktur dan peserta sebaiknya meminimalkan cerita yang bersifat “pengalaman pribadi.”
  • Setiap orang memiliki keempatan untuk berbicara tetapi tidak boleh ada yang mendominasi.
  • Use a Parking Lot to capture items that need to be pursued but are not the focal points for this unit.
  • Mintalah peserta untuk tetap fokus.
• Mintalah bantuan peserta. “Folks, we have 10 minutes remaining for this item. We need to refocus. How can we wrap up this discussion?”
• Practice and practice until you can use the equipment easily and comfortably.
• Sebisa mungkin upayakan kegiatan selesai lebih awal As much as possible, get activities set up ahead of time.
• Get non-participant volunteers to help set up the hands-on activities at the appropriate time.
• As you prepare, practice giving the directions for the activity. They need to be simple, clear, complete, and in logical order.

Penggunaan alat dalam pelatihan

Anda harus menyiapkan, menghubungkan dan memeriksa semua peralatan yang anda butuhkan SEBELUM pelatihan dimulai. Banyak waktu yang terbuang akibat kurangnya persiapan peralatan. Pastikan anda mengetahui siapa saja yang ada dan bisa membantu jika ada masalah. Siapkan strategi jika terjadi hal diluar rencana (termasuk masalah dengan listrik).

Banyak hal bisa saja salah dengan peralatan dan biasanya terjadi pada saat yang paling krusial. Cobalah untuk menangani masalah tersebut dengan santai sehingga tidak terlalu mengganggu jalannya pelatihan. Berikan istirahat 5 menit bagi peserta sementara anda coba untuk mencari tahu masalah dengan tenang. Siapkan 'Rencana B' atau strategi cadangan untuk alternatif penggunaan alat. Hal ini memungkinkan anda menjadi lebih kreatif dengan konten pelatihan.

Pengetahuan atau penguasaan materi pelatihan

You should know what is covered in each of the units so that:

• You can tell people where the answer to a question will be addressed
• You can refer to a point or skill learned in a previous unit that supports material in the current unit
• You can make the connections that show the cohesiveness of the training
• You look more competent
• You can help the “specialty” instructors who may be less familiar with the course

If you don't feel you know your content well enough or aren't confident that you can deliver the content in the best manner possible then your lack of confidence will show in the way you behave in front of the participants. Things will only get worse from then on and it will be very difficult to regain any real credibility. If for some reason you aren't well enough prepared then perhaps the best solution is to say so, turn things on their head a little and to use it as an exercise in real participatory learning. Hand over the 'training' and get participants to take much more responsibility for their own learning with your support and the feedback you are surely able to provide. Remember too, that training isn't about you. It is about the learners and their needs. Take a deep breath and facilitate the learning rather than feeding the participants.

Team teaching

Staff can work together to facilitate a course: Plan together before the class for how you will divide up the roles: a. Facilitator b. Coach c. Evaluator d. Classroom manager

You can take turns leading different parts of the course. One could lead while the other takes notes, writes on the board, helps with group activities and discussions, or deals with administrative issues. One can open, close, and help with activities while the other leads the group through the material. One can do all the facilitation while the other simply monitors, being an additional set of eyes and ears.

Both facilitators will be needed to coach, support activities and evaluate participants’ engagement.

Rehearse whenever possible so you can figure out timing and identify any areas that might cause a problem. Agree to make any difference of opinion “respectful debate.” Meet throughout the training and afterwards to evaluate, tweak arrangements and suggest improvements for the future.