Wiki Sumber Informasi iSIKHNAS

19. Faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran pelatihan

Instruktur harus menguasai faktor-faktor berikut untuk kelancaran pelaksanaan pelatihan:

• Pengelolaan waktu
• Penggunaan alat
• Pengetahuan atau penguasaan materi pelatihan
• Tim pengajar

Pengelolaan waktu

Terdapat banyak hal yang akan dicakup dalam pelatihan jadi tetaplah mengacu pada alokasi waktu yang telah diberikan.

• Mulai dan akhiri tepat waktu;umumnya peserta tidak ingin tinggal berlama-lama melebihi jadwal yang telah ditentukan.
• Berhati-hati untuk tidak memberitahu terlalu banyak cerita atau memberikan terlalu banyak informasi tambahan.
• Ketahui bagaimana cara merampungkan/merangkumkan diskusi.
• Ketahui bagaimana cara menggunakan alat; Jangan membuang waktu yang mestinya digunakan untuk pelatihan hanya untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan alat. Pelajari cara mengunakan alat diruangan pelatihan sebelum pelatihan dimulai akan lebih menghemat waktu. Anda tidak ingin kehilangan waktu dan mengganggu jalannya pelatihan hanya karena anda masih meraba bagaimana cara menggunakan alat.

Tips untuk pengelolaan waktu yang efektif

• Pada saat memulai sesi, buatlah aturan kelas atau kontrak belajar:
  • Terdapat banyak hal untuk dicakup. Instruktur berhak untuk merampungkan diskusi dan melanjutkan ke sesi selanjutnya. Instruktur dan peserta sebaiknya meminimalkan cerita yang bersifat “pengalaman pribadi.”
  • Setiap orang memiliki keempatan untuk berbicara tetapi tidak boleh ada yang mendominasi.
  • Catatlah hal-hal yang perlu didiskusikan kemudian yang bukan merupakan fokus utama dari sesi yang sedang berlangsung.
  • Mintalah peserta untuk tetap fokus.
• Mintalah bantuan peserta. “Teman-teman, kita punya 10 menit tersisa untuk membahas topik ini. Kita perlu kembali fokus. bagaimana kita bisa merampungkan diskusi ini?”
• Praktik dan praktik hingga anda bisa menggunakan alat dengan mudah dan nyaman.
• Sebisa mungkin upayakan kegiatan selesai lebih awal.
• Sertakan relawan non-peserta untuk membantu mengatur kegiatan tepat waktu.
• Saat anda melakukan persiapan, praktikkan cara memberi arahan atau petunjuk kegiatan. Arahan atau petunjuk sebaiknya mudah, jelas, lengkap dan berurutan logis.

Penggunaan alat dalam pelatihan

Anda harus menyiapkan, menghubungkan dan memeriksa semua peralatan yang anda butuhkan SEBELUM pelatihan dimulai. Banyak waktu yang terbuang akibat kurangnya persiapan peralatan. Pastikan anda mengetahui siapa saja yang ada dan bisa membantu jika ada masalah. Siapkan strategi jika terjadi hal diluar rencana (termasuk masalah dengan listrik).

Banyak hal bisa saja salah dengan peralatan dan biasanya terjadi pada saat yang paling krusial. Cobalah untuk menangani masalah tersebut dengan santai sehingga tidak terlalu mengganggu jalannya pelatihan. Berikan istirahat 5 menit bagi peserta sementara anda coba untuk mencari tahu masalah dengan tenang. Siapkan 'Rencana B' atau strategi cadangan untuk alternatif penggunaan alat. Hal ini memungkinkan anda menjadi lebih kreatif dengan konten pelatihan.

Pengetahuan atau penguasaan materi pelatihan

Anda sebaiknya mengetahui apa yang dicakup dalam setiap bagian sehingga:

• Anda dapat memberitahu peserta dimana jawaban atas pertanyaan yang akan dibahas
• Anda bisa mengacu pada salah satu poin atau keterampilan yang telah dipelajari disesi sebelumnya yang mendukung materi yang dibahas pada sesi yang sedang berlangsung.
• Anda bisa membuat hubungan yang menunjukkan keterpaduan pelatihan
• Anda terlihat lebih kompeten
• Anda dapat membantu instruktur “khusus” yang mungkin kurang mengetahui mengenai pelatihan ini.

Jika anda merasa tidak mengetahui konten dengan cukup baik atau kurang yakin bahwa anda bisa membawakan konten dengan cara yang paling terbaik maka rasa kurang percaya diri ini akan nampak dari cara anda bersikap didepan peserta. Hal lain kemudian akan menjadi lebih buruk dan akan menjadi sangat sulit untuk mendapatkan kredibilitas. Jika karena alasan tertentu anda menjadi kurang siap maka mungkin solusi yang terbaik adalah mengatakan yang sejujurnya, balikkan apa yang ada dipikiran peserta dan gunakan hal tersebut sebagai latihan dalam pembelajaran partisipatif yang nyata. Serahkan 'pelatihan' dan biarkan peserta bertanggungjawab untuk proses pembelajaran mereka dengan dukungan anda dan tanggapan balik yang tentunya bisa anda berikan. Ingatlah pula bahwa pelatihan ini bukan tentang anda. Ini mengenai pembelajaran dan kebutuhan peserta. Tarik nafas yang dalam dan fasilitasilah pembelajaran daripada hanya sekedar menyuapi peserta.

Tim Pengajar

Staf bisa bekerja bersama untuk memfasilitasi sebuah pelatihan: Rencanakan bersama sebelum pelatihan dimulai mengenai bagaimana anda akan membagi peran: a. Fasilitator b. Pelatih c. Evaluator d. manajer kelas

Anda dapat bergantian dalam membawakan beberapa sesi berbeda dalam pelatihan. Salah satu dapat memfasilitasi, yang lain bisa mencatat, menulis dipapan, membantu dengan kegiatan kelompok dan diskusi atau menangani masalah administratif. Salah satu bisa membantu membuka, menutup dan membantu kegiatan sedangkan yang lain bisa memfasilitasi penyampaian materi kepada peserta. Salah satu anggota tim bisa melakukan semua sesi fasilitasi sedangkan yang lain bisa memonitor untuk mendengar dan mengamati keseluruhan proses.

seluruh fasilitator perlu untuk dilatih, mendukung kegiatan dan mengevaluasi partisipasi peserta.

Berlatihlah kapan saja memungkinkan sehingga anda bisa mengetahui waktu yang dibutuhkan dan mengidentifikasi bagian yang mungkin bermasalah. Sepakati untuk menghargai perbedaan pendapat dan melakukan “debat secara terhormat.” Bertemu selama pelatihan dan sesudahnya untuk mengevaluasi, melakukan pengaturan perubahan dan mengusulkan perbaikan untuk masa mendatang.