User registration by email spreadsheet upload/id

Pendaftaran Pengguna dengan menggunggah email spreadsheet

Pengantar

Ada beberapa cara untuk mendaftarkan pengguna baru ke dalam sistem iSIKHNAS, termasuk via SMS, Pesan Instan (IM) dan interface laman. Seluruh metode ini menciptakan satu pengguna pada satu waktu tertentu dan cocok untuk pengguna individu atau pengguna dalam jumlah kecil.

Namun, banyak pengguna yang didaftarkan pertama kali pada saat mereka sedang mengikuti pelatihan pertamanya. Di dalam kursus pelatihan, biasanya banyak pengguna yang mendaftar di awal pelatihan tersebut dan dengan melakukannya satu per satu membutuhkan waktu yang cukup lama.

Halaman ini menjelaskan tentang bagaimana mendaftarkan sejumlah pengguna sekaligus, dengan memasukkan data mereka ke dalam sebuah spreadsheet kemudian mengirimkan spreadsheet tersebut melalui email kepada lama iSIKHNAS.

Ikhtisar

Ada beberapa langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan pendaftaran massal melalui spreadsheet:

1. Daftarkan kursus pelatihan pada laman iSIKHNAS (Kelola | Kursus Pelatihan) menyebutkan secara spesifik topik pembahasan, durasi, lokasi dan area darimana peserta akan didatangkan.
2. Anda akan membutuhkan 2 spreadsheet: Spreadsheet referensi(yang memiliki kode-kode) dan spreadsheet template untuk memasukan data (data entry).
3. Unduh spreadsheet Referensi yang berisi kode-kode yang digunakan untuk menyederhanakan pemasukkan data (kode lokas dan tipe pengguna)
4. Unduk sebuah salinan dari spreadsheet Template Pendaftaran Pengguna (a .XLSX file)
5. Simpan (save) kedua spreadsheet (referensi dan template) di dalam direktori yang sama.
6. Buka kedua spreadsheet
7. Masukkan data pendaftaran untuk seluruh pengguna, mengkopi dan tempel (copy paste) untuk memudahkan dan mempercepat proses
8. Simpan data Pendaftaran tersebut
9. Email ke iSIKHNAS

Mendaftarkan kursus pelatihan ke dalam laman iSIKHNAS

Fitur ini belum selesai dikembangkan. Rincian lebih lanjut akan diberikan segera.

Spreadsheet referensi

Spreadsheet ini memberikan nilai lookup (lookup values) untuk membuat pemasukkan data lebih cepat dan lebih mudah menggunakan spreadsheet Template. Spreadsheet Referensi dibuat khusus untuk masing-masing kursus pelatihan, agar lokasi dan area tanggung jawab peserta dapat dipilih dari daftar drop-down.

Untuk membuat spreadsheet Referensi khusus bagi anda, masuk log ke laman iSIKHNAS lalu klik Kelola | Standar Unduh.

Catatan: Saat ini disebut dengan 'Unduh Standar Laboratorium'

Tertera pada layar:

• Pilih 'Pendaftaran Kursus Pelatihan' dari daftar drop-down
• Pilih kursus pelatihan anda dari daftar tersebut

Catatan: Daftar kursus pelatihan belum dikembangkan. Untuk sementara, pilih infrastruktur (sebuah laboratorium) yang memiliki area tanggung jawab yang sama dengan area kursus pelatihan.

• Klik OK, dan spreadsheet standar akan dikirimkan ke anda melalui email dalam saat kemudian.
• Simpan spreadsheet Standards tanpa mengubah namanya ke dalam sebuah direktori dan ingat dimana anda menyimpannya. Harus di dalam direktori yang sama dengan spreadsheet Template.

Spreadsheet Template

• Unduh spreadsheet Template
• Simpan di dalam direktori yang sama dengan spreadsheet Standards
• Anda dapat mengganti nama spreadsheet Template menjadi nama yang anda inginkan, contohnya nama kursus pelatihan.

Memasukkan data

Anda memasukkan data ke dalam spreadsheet Template, tetapi anda harus memiliki spreadsheet Referensi anda yang sudah dibuka di Excel pada saat yang bersamaan.

1. Buka MS Excel
2. Buka spreadsheet Referensi
3. Buka spreadsheet Template

You are now ready to start entering data on the users at the course

Each user is entered on one row, with the different details in different columns. Some columns are controlled so you can only enter values from the drop down pick lists. Others are formulae and are calculated automatically. The data for each of the columns is:

• ID Pelatihan: the course ID as shown when you created the course on the iSIKHNAS web site.

Note. This is not yet implemented so leave this column empty

• Nama depan: first name. Please use proper capitalisation
• Nama belakang: second name. Please use proper capitalisation. If the person only has one name, leave this blank
• Telepon: The mobile phone number. Enter this starting with 08, with no spaces or other punctuation.

Be very careful to get the phone number correct as it is used as the persons user name when accessing the system

• Email: If the user has a email address, they can use this as their user name to log on to the iSIKHNAS web site, and also use it to receive automated daily, weekly and monthly reports. Please enter this very carefully and double check that it is correct. If the user has no email address, either create a new email address for them, or leave it blank.

Important: NEVER use the same email address for more than a single user. This is a security risk and means that some users will not receive their reports.

• Kata sandi: The user's password. Please choose a good password.
• User's location: You should always enter the full details of the user's location, down to the village level for every user. For staff, this is the location of their office. For farmers or others, this is the location of their home or farm. To choose the location, first click on Provinsi and pick from the list. Then click on Kabupaten and pick from the list, and so on. The code for the location will be automatically displayed.
• User's area of responsibility: All users that submit data should have an area of responsibility, indicating the area from which they are authorised to submit data. This may be the province, the district, the subdistrict or the village. If the user has more than one areas of responsibility, choose the first in the spreadsheet and then edit the detail on-line. The code will be automatically displayed.
• Infrastruktur: All government users and many others will have associated infrastructure. This is the lab, Dinas office, checkpoint, abattoir etc that the person works at. Pick the type of infrastructure first, then the specific name from the next column. The code will be automatically displayed.
• Kelompok pengguna: The user group or user type. This determines what permissions the new user will have on the system. Please make sure this is correct. If a user has more than one group, enter the main group for the training, and then update the details on line afterwards.

Submitting the spreadsheet

Once all new users have been entered, save the Template spreadsheet again on your hard disk. You can then email it to iSIKHNAS.

1. If you have an email client installed (like MS Outlook, Thunderbird or Eudora), you can send the spreadsheet from within MS Excel
   1. Click on the File tab
   2. Click Save and Send
   3. Click Send as Attachment
2. A new email compose window will open with the spreadsheet already attached
3. If you use a web-mail interface (e.g. Gmail)
   1. Open the mail interface in a web browser
   2. Create a new message (the link may be called 'Compose')
   3. Find the option to add an attachment (it may be a paperclip symbol and click Add
   4. Browse for the directory where you saved the Template spreadsheet
   5. Select the Template spreadsheet only (DO NOT send the Reference spreadsheet)
4. Enter the address for the email: data@isikhnas.com
5. The subject line can be blank
6. The body of the email can be blank
7. Send the message

You should then get a reply in a few moments indicating if the data was correctly submitted.

Errors

If there were errors in your spreadsheet, this will be noted in the reply. None of the data will be submitted until all the errors are fixed.

1. Check the email that has been returned and read the message
2. Open the attached spreadsheet. Any errors will be highlighted in yellow.
3. Point to the yellow cell with your mouse, and a message explaining the error will pop up.
4. Correct the problem, and send the spreadsheet again.

Conclusion

Once the data has been successfully submitted, all users will be immediately registered, on both the live and training systems, and will be able to start using the system for the training course or for real data submission.