Wiki Sumber Informasi iSIKHNAS

Pendaftaran Pengguna dengan menggunggah email spreadsheet

Pengantar

Ada beberapa cara untuk mendaftarkan pengguna baru ke dalam sistem iSIKHNAS, termasuk via SMS, Pesan Instan (IM) dan interface laman. Seluruh metode ini menciptakan satu pengguna pada satu waktu tertentu dan cocok untuk pengguna individu atau pengguna dalam jumlah kecil.

Namun, banyak pengguna yang didaftarkan pertama kali pada saat mereka sedang mengikuti pelatihan pertamanya. Di dalam kursus pelatihan, biasanya banyak pengguna yang mendaftar di awal pelatihan tersebut dan dengan melakukannya satu per satu membutuhkan waktu yang cukup lama.

Halaman ini menjelaskan tentang bagaimana mendaftarkan sejumlah pengguna sekaligus, dengan memasukkan data mereka ke dalam sebuah spreadsheet kemudian mengirimkan spreadsheet tersebut melalui email kepada lama iSIKHNAS.

Ikhtisar

Ada beberapa langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan pendaftaran massal melalui tabel data (spreadsheet):

1. Daftarkan kursus pelatihan pada laman iSIKHNAS (Kelola | Kursus Pelatihan) menyebutkan secara spesifik topik pembahasan, durasi, lokasi dan area darimana peserta akan didatangkan.
2. Anda akan membutuhkan 2 tabel data: Tabel data referensi(yang memiliki kode-kode) dan tabel data template untuk memasukan data (data entry).
3. Unduh tabel data Referensi yang berisi kode-kode yang digunakan untuk menyederhanakan pemasukkan data (kode lokasi dan tipe pengguna)
4. Unduk sebuah salinan dari tabel data Template Pendaftaran Pengguna (a .XLSX file)
5. Simpan (save) kedua tabel data (referensi dan template) di dalam direktori yang sama.
6. Buka kedua tabel data
7. Masukkan data pendaftaran untuk seluruh pengguna, mengkopi dan tempel (copy paste) untuk memudahkan dan mempercepat proses
8. Simpan data Pendaftaran tersebut
9. Email ke iSIKHNAS

Mendaftarkan kursus pelatihan ke dalam laman iSIKHNAS

Fitur ini belum selesai dikembangkan. Rincian lebih lanjut akan diberikan segera.

Tabel data referensi

Tabel data ini memberikan nilai lookup (lookup values) untuk membuat pemasukkan data lebih cepat dan lebih mudah menggunakan tabel data Template. Tabel data Referensi dibuat khusus untuk masing-masing kursus pelatihan, agar lokasi dan area tanggung jawab peserta dapat dipilih dari daftar drop-down.

Untuk membuat spreadsheet Referensi khusus bagi anda, masuk log ke laman iSIKHNAS lalu klik Kelola | Standar Unduh.

Catatan: Saat ini disebut dengan 'Unduh Standar Laboratorium'

Tertera pada layar:

• Pilih 'Pendaftaran Kursus Pelatihan' dari daftar drop-down
• Pilih kursus pelatihan anda dari daftar tersebut

Catatan: Daftar kursus pelatihan belum dikembangkan. Untuk sementara, pilih infrastruktur (sebuah laboratorium) yang memiliki area tanggung jawab yang sama dengan area kursus pelatihan.

• Klik OK, dan tabel data standar akan dikirimkan ke anda melalui email dalam saat kemudian.
• Simpan tabel data Standards tanpa mengubah namanya ke dalam sebuah direktori dan ingat dimana anda menyimpannya. Harus di dalam direktori yang sama dengan tabel data Template.

tabel data Template

• Unduh tabel data Template
• Simpan di dalam direktori yang sama dengan tabel data Standards
• Anda dapat mengganti nama tabel data Template menjadi nama yang anda inginkan, contohnya nama kursus pelatihan.

Memasukkan data

Anda memasukkan data ke dalam tabel data Template, tetapi anda harus memiliki tabel data Referensi anda yang sudah dibuka di Excel pada saat yang bersamaan.

1. Buka MS Excel
2. Buka tabel data Referensi
3. Buka tabel data Template

Sekarang anda siap untuk mulai memasukkan data pengguna yang mengikuti kursus

Setiap pengguna dimasukkan dalam satu baris dengan rincian yang berbeda dalam kolom yang berbeda pula. Beberapa kolom dikontrol sehingga anda hanya dapat memasukkan nilai dari daftar pilihan pada menu drop-down. Lainnya adalah formula dan dikalkulasikan secara otomatis. Data untuk masing-masing kolom adalah:

• ID Pelatihan: ID kursus seperti yang ditunjukkan saat anda membuat kursus di laman iSIKHNAS.

Catatan. Fitur ini belum diimplementasikan jadimohon kosongkan saja kolom tersebut

• Nama depan: nama depan. Mohon gunakan huruf besar seperti yang seharusnya
• Nama belakang: nama belakang. Mohon gunakan huruf besar seperti yang seharusnya. Jika orang yang bersangkutan hanya memiliki satu nama, maka kosongkan kolom ini
• Telepon: Nomor telepon genggam. Masukkan nomor diawali dengan 08, tanpa ada spasi ataupun tanda baca lainnya.

berhati-hatilah dan pastikan memasukkan nomor telepon yang benar karena akan digunakan sebagai nama pengguna (user name) orang yang bersangkutan saat ia mengakses sistem

• Email: Jika pengguna memiliki alamat email, mereka dapat menggunakannya sebagai nama pengguna mereka untuk masuk log ke dalam laman iSIKHNAS, dan juga untuk menerima laporan-laporan harian, mingguan dan bulanan yang terotomatisasi. Mohon masukkan alamat ini dengan tepat dan periksa kembali. Jika pengguna tidak mempunyai alamat email, maka bisa dibuatkan alamat email baru untuk mereka, atau kosongkan kolom ini.

Penting: JANGAN gunakan alamat email yang samat untuk lebih dari satu pengguna. Hal ini merupakan risiko terhadap keamanan dan berarti bahwa beberapa pengguna tidak akan menerima laporan mereka.

• Kata sandi: Kata sandi pengguna. Mohon pilih kata sandi yang baik.
• Lokasi pengguna: Anda harus selalu memasukkan rincial lengkap tentang lokasi pengguna hingga ke tingkat desa untuk setiap pengguna. Untuk staf, lokasi ini adalah lokasi tempat kantor mereka berada. Untuk peternak dan yang lainnya, ini adalah lokasi rumah atau peternakan mereka. Untuk memilih lokasi, pertama-tama klik Provinsi dan pilih dari daftar yang ada. Kemudian klik Kabupaten dan pilih dari daftar yang muncul dan seterusnya. Kode untuk lokasi akan secara otomatis ditampilkan.
• Area tanggung jawab: Seluruh pengguna yang menyerahkan data hendaknya memiliki area tanggung jawabnya, mengindikasikan area dimana mereka berwenang untuk menyerahkan data. Hal ini bisa jadi berupa provinsi, kabupaten, kecamatan atau desanya. Jika pengguna memiliki lebih dari satu area tanggung jawab, pilih yang pertama dalam spreadsheet dan kemudian edit rinciannya secara daring. Kode tersebut akan ditampilkan secra otomatis.
• Infrastruktur: Seluruh pengguna dari pemerintahan dan banyak lainnya akan memiliki infrastruktur yang saling terkait. Yang dimaksud disini adalah laboratorium, kantor dinas, titik pemeriksaan/checkpoint, rumah potong, dsb., yang merupakan tempat orang yang bersangkutan bekerja. Pilih tipe infrastrukturnya terlebih dahulu, lalu nama spesifik untuk di kolom berikutnya. Kode akan ditampilkan secara otomatis.
• Kelompok pengguna: Kelompok pengguna atau tipe pengguna. Hal ini menentukan jenis izin yang akan diberikan oleh sistem kepada pengguna baru. Mohon pastikan bahwa informasi ini tepat. Jika seorang pengguna memiliki lebih dari satu kelompok, masukkan nama kelompok utama untuk pelatihannya kemudian perbarui rinciannya secara daring setelah itu.

Mengirimkan tabel data

Setelah seluruh pengguna selesai didaftarkan, simpan tabel data Template sekali lagi di dalam hard disk. Anda dapat mengirimkannya kepada iSIKHNAS melalui email.

1. Jika anda menginstal klien email (seperti MS Outlook, Thunderbird atau Eudora), anda dapat mengirimkan tabel data dari MS Excel
   1. klik File
   2. Klik Simpan dan Kirim
   3. Click Send as Attachment
2. A new email compose window will open with the spreadsheet already attached
3. If you use a web-mail interface (e.g. Gmail)
   1. Open the mail interface in a web browser
   2. Create a new message (the link may be called 'Compose')
   3. Find the option to add an attachment (it may be a paperclip symbol and click Add)
   4. Browse for the directory where you saved the Template spreadsheet
   5. Select the Template spreadsheet only (DO NOT send the Reference spreadsheet)
4. Enter the address for the email: data@isikhnas.com
5. The subject line can be blank
6. The body of the email can be blank
7. Send the message

Dalam beberapa menit anda semestinya akan menerima jawaban yang mengindikasikan jika data tersebut telah dimasukkan secara benar.

Kesalahan

Jika ada kesalahan dalam tabel data anda, maka akan disebutkan dalam jawaban yang dikirimkan kepada anda. Tidak akan data yang masuk hingga seluruh kesalahan telah diperbaiki.

1. Periksa email yang telah dijawab dan bacalah isi pesannya
2. Buka tabel data terlampir. Kesalahan yang ada kan ditandai dengan warna kuning.
3. Tunjuk bagian berwarna kuning tersebut dengan tetikus anda, dan berikutnya akan muncul penjelasan tentang kesalahan yang dilakukan.
4. Perbaiki kesalahan tersebut dan kirim ulang tabel data yang telah diperbaiki.

Kesimpulan

Setelah data selesai dikirimkan, seluruh pengguna akan langsung terdaftar baik pada sistem live maupun sistem pelatihan dan akan dapat langsung menggunakan sistem ini untuk kursus pelatihan atau pengiriman data nyata.