User registration by email spreadsheet upload/id

Pendaftaran Pengguna dengan menggunggah email spreadsheet

Pengantar

Ada beberapa cara untuk mendaftarkan pengguna baru ke dalam sistem iSIKHNAS, termasuk via SMS, Pesan Instan (IM) dan interface laman. Seluruh metode ini menciptakan satu pengguna pada satu waktu tertentu dan cocok untuk pengguna individu atau pengguna dalam jumlah kecil.

Namun, banyak pengguna yang didaftarkan pertama kali pada saat mereka sedang mengikuti pelatihan pertamanya. Di dalam kursus pelatihan, biasanya banyak pengguna yang mendaftar di awal pelatihan tersebut dan dengan melakukannya satu per satu membutuhkan waktu yang cukup lama.

Halaman ini menjelaskan tentang bagaimana mendaftarkan sejumlah pengguna sekaligus, dengan memasukkan data mereka ke dalam sebuah spreadsheet kemudian mengirimkan spreadsheet tersebut melalui email kepada lama iSIKHNAS.

Ikhtisar

Ada beberapa langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan pendaftaran massal melalui spreadsheet:

1. Daftarkan kursus pelatihan pada laman iSIKHNAS (Kelola | Kursus Pelatihan) menyebutkan secara spesifik topik pembahasan, durasi, lokasi dan area darimana peserta akan didatangkan.
2. Anda akan membutuhkan 2 spreadsheet: Spreadsheet referensi(yang memiliki kode-kode) dan spreadsheet template untuk memasukan data (data entry).
3. Unduh spreadsheet Referensi yang berisi kode-kode yang digunakan untuk menyederhanakan pemasukkan data (kode lokas dan tipe pengguna)
4. Unduk sebuah salinan dari spreadsheet Template Pendaftaran Pengguna (a .XLSX file)
5. Simpan (save) kedua spreadsheet (referensi dan template) di dalam direktori yang sama.
6. Buka kedua spreadsheet
7. Masukkan data pendaftaran untuk seluruh pengguna, mengkopi dan tempel (copy paste) untuk memudahkan dan mempercepat proses
8. Simpan data Pendaftaran tersebut
9. Email ke iSIKHNAS

Mendaftarkan kursus pelatihan ke dalam laman iSIKHNAS

Fitur ini belum selesai dikembangkan. Rincian lebih lanjut akan diberikan segera.

Spreadsheet referensi

Spreadsheet ini memberikan nilai lookup (lookup values) untuk membuat pemasukkan data lebih cepat dan lebih mudah menggunakan spreadsheet Template. Spreadsheet Referensi dibuat khusus untuk masing-masing kursus pelatihan, agar lokasi dan area tanggung jawab peserta dapat dipilih dari daftar drop-down.

Untuk membuat spreadsheet Referensi khusus bagi anda, masuk log ke laman iSIKHNAS lalu klik Kelola | Standar Unduh.

Catatan: Saat ini disebut dengan 'Unduh Standar Laboratorium'

Tertera pada layar:

• Pilih 'Pendaftaran Kursus Pelatihan' dari daftar drop-down
• Pilih kursus pelatihan anda dari daftar tersebut

Catatan: Daftar kursus pelatihan belum dikembangkan. Untuk sementara, pilih infrastruktur (sebuah laboratorium) yang memiliki area tanggung jawab yang sama dengan area kursus pelatihan.

• Klik OK, dan spreadsheet standar akan dikirimkan ke anda melalui email dalam saat kemudian.
• Simpan spreadsheet Standards tanpa mengubah namanya ke dalam sebuah direktori dan ingat dimana anda menyimpannya. Harus di dalam direktori yang sama dengan spreadsheet Template.

Spreadsheet Template

• Unduh spreadsheet Template
• Simpan di dalam direktori yang sama dengan spreadsheet Standards
• Anda dapat mengganti nama spreadsheet Template menjadi nama yang anda inginkan, contohnya nama kursus pelatihan.

Memasukkan data

Anda memasukkan data ke dalam spreadsheet Template, tetapi anda harus memiliki spreadsheet Referensi anda yang sudah dibuka di Excel pada saat yang bersamaan.

1. Buka MS Excel
2. Buka spreadsheet Referensi
3. Buka spreadsheet Template

Sekarang anda siap untuk mulai memasukkan data pengguna yang mengikuti kursus

Setiap pengguna dimasukkan dalam satu baris dengan rincian yang berbeda dalam kolom yang berbeda pula. Beberapa kolom dikontrol sehingga anda hanya dapat memasukkan nilai dari daftar pilihan pada menu drop-down. Lainnya adalah formula dan dikalkulasikan secara otomatis. Data untuk masing-masing kolom adalah:

• ID Pelatihan: ID kursus seperti yang ditunjukkan saat anda membuat kursus di laman iSIKHNAS.

Catatan. Fitur ini belum diimplementasikan jadimohon kosongkan saja kolom tersebut

• Nama depan: nama depan. Mohon gunakan huruf besar seperti yang seharusnya
• Nama belakang: nama belakang. Mohon gunakan huruf besar seperti yang seharusnya. Jika orang yang bersangkutan hanya memiliki satu nama, maka kosongkan kolom ini
• Telepon: Nomor telepon genggam. Masukkan nomor diawali dengan 08, tanpa ada spasi ataupun tanda baca lainnya.

berhati-hatilah dan pastikan memasukkan nomor telepon yang benar karena akan digunakan sebagai nama pengguna (user name) orang yang bersangkutan saat ia mengakses sistem

• Email: Jika pengguna memiliki alamat email, mereka dapat menggunakannya sebagai nama pengguna mereka untuk masuk log ke dalam laman iSIKHNAS, dan juga untuk menerima laporan-laporan harian, mingguan dan bulanan yang terotomatisasi. Mohon masukkan alamat ini dengan tepat dan periksa kembali. Jika pengguna tidak mempunyai alamat email, maka bisa dibuatkan alamat email baru untuk mereka, atau kosongkan kolom ini.

Penting: JANGAN gunakan alamat email yang samat untuk lebih dari satu pengguna. Hal ini merupakan risiko terhadap keamanan dan berarti bahwa beberapa pengguna tidak akan menerima laporan mereka.

• Kata sandi: Kata sandi pengguna. Mohon pilih kata sandi yang baik.
• Lokasi pengguna: Anda harus selalu memasukkan rincial lengkap tentang lokasi pengguna hingga ke tingkat desa untuk setiap pengguna. Untuk staf, lokasi ini adalah lokasi tempat kantor mereka berada. Untuk peternak dan yang lainnya, ini adalah lokasi rumah atau peternakan mereka. To choose the location, first click on Provinsi and pick from the list. Then click on Kabupaten and pick from the list, and so on. The code for the location will be automatically displayed.
• User's area of responsibility: All users that submit data should have an area of responsibility, indicating the area from which they are authorised to submit data. This may be the province, the district, the subdistrict or the village. If the user has more than one areas of responsibility, choose the first in the spreadsheet and then edit the detail on-line. The code will be automatically displayed.
• Infrastruktur: All government users and many others will have associated infrastructure. This is the lab, Dinas office, checkpoint, abattoir etc that the person works at. Pick the type of infrastructure first, then the specific name from the next column. The code will be automatically displayed.
• Kelompok pengguna: The user group or user type. This determines what permissions the new user will have on the system. Please make sure this is correct. If a user has more than one group, enter the main group for the training, and then update the details on line afterwards.

Submitting the spreadsheet

Once all new users have been entered, save the Template spreadsheet again on your hard disk. You can then email it to iSIKHNAS.

1. If you have an email client installed (like MS Outlook, Thunderbird or Eudora), you can send the spreadsheet from within MS Excel
   1. Click on the File tab
   2. Click Save and Send
   3. Click Send as Attachment
2. A new email compose window will open with the spreadsheet already attached
3. If you use a web-mail interface (e.g. Gmail)
   1. Open the mail interface in a web browser
   2. Create a new message (the link may be called 'Compose')
   3. Find the option to add an attachment (it may be a paperclip symbol and click Add
   4. Browse for the directory where you saved the Template spreadsheet
   5. Select the Template spreadsheet only (DO NOT send the Reference spreadsheet)
4. Enter the address for the email: data@isikhnas.com
5. The subject line can be blank
6. The body of the email can be blank
7. Send the message

You should then get a reply in a few moments indicating if the data was correctly submitted.

Errors

If there were errors in your spreadsheet, this will be noted in the reply. None of the data will be submitted until all the errors are fixed.

1. Check the email that has been returned and read the message
2. Open the attached spreadsheet. Any errors will be highlighted in yellow.
3. Point to the yellow cell with your mouse, and a message explaining the error will pop up.
4. Correct the problem, and send the spreadsheet again.

Conclusion

Once the data has been successfully submitted, all users will be immediately registered, on both the live and training systems, and will be able to start using the system for the training course or for real data submission.